Tin Tức
Event Management là gì? Vai trò, trách nhiệm và tố chất manager
Th12
Event management là gì? Vai trò của Event Manager trong quá trình tổ chức sự kiện thế nào? Người quản lý sự kiện thì cần có tố chất và kỹ năng thế nào? Thu nhập cho vị trí này ra sao?
Cùng Khôi Nguyên Effect tìm hiểu chi tiết qua nội dung sau nhé!
Event Management là gì?
Event management hay còn gọi là tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện là quá trình bao gồm các công việc liên quan đến thiết kế, lập kế hoạch và triển khai, kiểm soát sự kiện.
Đây có lẽ không còn là từ khóa quá xa lạ đối với mọi người, đặc biệt là với các công ty doanh nghiệp và những người làm việc trong ngành sự kiện. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể hiểu rõ hết ý nghĩa và công việc chính của Event management.
Bởi trong ngành tổ chức sự kiện, các chức danh công việc cũng đa dạng và nhiều như các dịch vụ được cung cấp, và thường rất khó để phân biệt chúng với nhau.
Event Manager là ai?
Event Manager (Quản lý tổ chức sự kiện hay Trưởng phòng tổ chức sự kiện) là người lập kế hoạch và giám sát triển khai việc tổ chức cho các sự kiện quy mô lớn nhỏ khác nhau. Người quản lý sự kiện phải làm việc trực tiếp với khách hàng, đối tác, nhà tài trợ, nhân viên,… về các vấn đề liên quan đến sự kiện.
Event manager là người giám sát tất cả các khâu hậu cần trọng yếu của một sự kiện cho dù là hội nghị, hội thảo, đám cưới, khai trương, khánh thành, kỉ niệm,…hay bất kì một cuộc tụ họp có tổ chức nào. Theo đúng kế hoạch nhằm chuyển tới đối tượng tham gia sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu.
Tổ chức sự kiện là một trong những ngành nghề rất hot bởi mọi doanh nghiệp hay tổ chức cũng đều cần tổ chức sự kiện với những mục đích khác nhau, chẳng hạn như truyền thông sản phẩm, gắn kết nội bộ, hoạt động tài trợ, v.v.
Trong mỗi sự kiện, Event Manager sẽ là người nắm giữ vai trò cốt yếu, quyết định những vấn đề liên quan đến sự kiện. Tùy thuộc vào tính chất và quy mô sự kiện mà quá trình lập kế hoạch sẽ có mức độ phức tạp khác nhau.
Event Management làm những công việc gì?
Tùy thuộc vào phạm vi của từng sự kiện mà trách nhiệm công việc của event management có thể khác nhau.
Về cơ bản, người quản lý sự kiện chịu trách nhiệm điều phối tất cả các công việc hậu cần cần thiết cho một sự kiện như:
- Liên lạc với các khách hàng để tìm hiểu các yêu cầu cụ thể, chi tiết và chính xác về sự kiện mà họ muốn tổ chức.
- Chủ động đưa ra các đề xuất chi tiết cho sự kiện như: Thời gian tổ chức, địa điểm, nhà cung cấp, nhân sự và ngân sách dự trù.
- Tìm kiếm, lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô và số lượng khách tham dự.
- Tìm kiếm, phối hợp với các nhà cung cấp và nhà thầu bên ngoài. Làm việc về giá cả và phương án triển khai các công việc.
- Xin các loại giấy phép cần thiết khi tổ chức sự kiện.
- Quản lý, điều phối tất cả các nhà thầu phụ cùng tất cả bộ phận nhân sự hậu cần của sự kiện.
- Quản lý tất cả các kế hoạch trước sự kiện. Trao đổi thông tin cần thiết với các diễn giả, đại biểu hoặc khách mời trước sự kiện.
- Điều phối các công việc hậu cần trước sự kiện như: sắp xếp vị trí âm thanh, ánh sáng, cách trang trí sân khấu, setup đồ đạc trong hội trường,…
- Xây dựng kế hoạch dự phòng khấn cấp, khắc phục sự cố, xử lý những tình huống phát sinh nếu có trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.
- Luôn đảm bảo tất cả các hoạt động trong sự kiện diễn ra suôn sẻ và phù hợp với ngân sách hiện tại.
- Liên hệ với các đơn vị công tác, bảo trợ truyền thông đảm bảo chiến dịch marketing diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Tổ chức các cơ sở, phân bố vị trí bãi đỗ xe cho khách, điều khiển giao thông, đảm bảo an ninh và sức khỏe cho toàn bộ khách tham dự sự kiện.
- Giám sát việc thi công, tháo dỡ sau sự kiện đảm bảo diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.
- Làm việc, trao đổi và thu nhận phản hồi của khách hàng sau khi kết thúc sự kiện.
- Đánh giá, góp ý với ekip chương trình, nhân viên để rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Tại sao Event Manager lại quan trọng?
Event manager đóng vai trò quan trọng trong bất kì sự kiện nào. Từ sự kiện lớn, nhỏ và vừa, nếu muốn sự kiện diễn ra thành công thì chắc chắn phải có sự góp mặt của event management. Bởi họ là người theo chương trình từ những bước đầu triển khai lên kế hoạch tổ chức cho đến các bước cuối cùng khi kết thúc sự kiện.
Điều kiện trở thành Event Manager
Hiện nay lĩnh vực tổ chức sự kiện ngày càng phổ biến và lan rộng. Vì vậy nhu cầu tìm kiếm các Event Manager cũng ngày một cao.
Tuy nhiên để đáp ứng được yêu cầu của vị trí này thì các bạn cần có các điều kiện như sau:
Về trình độ chuyên môn – kinh nghiệm làm việc
Việc tuyển dụng Event Manager được các tổ chức/doanh nghiệp đặt yêu cầu khá cao. Yêu cầu quan trọng được đặt lên hàng đầu đó chính là trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của ứng viên.
Vị trí việc làm quản lý sự kiện ưu tiên các ứng viên đáp ứng những yêu cầu nhất định dưới đây:
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Marketing, Truyền thông, Tổ chức sự kiện hoặc các ngành có liên quan.
- Đã có kinh nghiệm chạy sự kiện từ 3 – 5 năm ở vị trí trưởng nhóm trở lên.
- Am hiểu nhất định về các thể loại, hình thức tổ chức sự kiện hiện nay.
- Cập nhật và nắm bắt liên tục các xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất trên thế giới.
Để lên được vị trí Trưởng phòng tổ chức sự kiện, bạn sẽ cần học hỏi thêm nhiều kiến thức cũng như tích lũy kinh nghiệm thực tế trong quá trình làm việc. Nhiều người còn lựa chọn tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn để có trải nghiệm thực tế tốt hơn.
Về kỹ năng
Các kỹ năng yêu cầu đối với vị trí Event Manager như:
Sự tỉ mỉ, cẩn trọng, chú ý đến từng chi tiết
Đối với một Event Manager, sự cẩn trọng và tỉ mỉ chính là yếu tố cực kỳ quan trọng. Bởi công việc của quản lý sự kiện có đến hàng trăm hay thậm chí là hàng nghìn đầu mục lớn nhỏ. Chính vì vậy, người quản lý không chỉ phải có tư duy quản lý tổng thể mà còn phải chú trọng đến từng chi tiết nhỏ nhất để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
Vị trí quản lý tổ chức sự kiện không phải là người thực hiện mọi công việc. Tuy nhiên người quản lý cần phải nắm được mọi yêu cầu cho từng hạng mục để giám sát và đưa ra đánh giá chính xác.
Kỹ năng xử lý vấn đề
Sự kiện quy mô càng lớn thì càng dễ phát sinh nhiều vấn đề khó lường trước. Chính vì vậy, người quản lý tổ chức sự kiện phải luôn giữ cho mình một cái đầu lạnh, bình tĩnh và đưa ra hướng xử lý hiệu quả nhất. Kỹ năng xử lý vấn đề là không thể thiếu đối với một Event Manager khi đứng trước những tình huống không mong đợi.
Dù trong trường hợp nào, người quản lý cũng phải luôn nỗ lực để sự kiện được diễn ra theo đúng kế hoạch.
Kỹ năng giao tiếp
Như đã đề cập ở trên, Event Manager sẽ là người làm việc trực tiếp với nhiều đối tượng từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà tài trợ, KOLs, đạo diễn, đội ngũ nhân viên sự kiện,… Trong mọi trường hợp, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là chìa khóa để kết nối hiệu quả với các bên và truyền tải thông tin một cách dễ dàng.
Giao tiếp tốt còn nằm ở việc biết lắng nghe, người quản lý cần nghe và thấu hiểu các vấn đề để giải quyết chính xác, kịp thời.
Kỹ năng đàm phán
Một trong những kỹ năng không thể thiếu của người quản lý tổ chức sự kiện đó chính là kỹ năng đàm phán. Đàm phán với khách hàng, với đối tác, nhà cung cấp hay KOLs, nhà tài trợ,… tất cả đều cần đến kỹ năng này.
Quá trình làm việc trực tiếp với đội ngũ nhân viên cũng được xem là một cuộc đàm phán dài hạn. Event Manager cần linh hoạt kết hợp “mềm nắn rắn buông” để mọi cuộc đàm phán được suôn sẻ.
Kỹ năng quản lý ngân sách
Event Manager không chỉ giám sát và đảm bảo tiến độ công việc mà còn phải đảm bảo ngân sách chi tiêu cho sự kiện không vượt quá dự định. Để làm được điều này, nhà quản lý cần có kỹ năng quản lý ngân sách, khéo léo điều phối nguồn tiền cho các hoạt động.
Cụ thể hơn, cần có “checklist” chuẩn bao gồm đầy đủ ngân sách dự tính cho từng hạng mục cùng dự trù ngân sách phát sinh.
Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian là vô cùng cần thiết đối với người quản lý tổ chức sự kiện. Quản lý thời gian hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất làm việc đồng thời dễ dàng hơn trong việc xử lý khủng hoảng. Nhà quản lý cần vạch ra kế hoạch chi tiết kèm theo thời gian thực hiện cụ thể để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch.
Khả năng sáng tạo
Người làm sự kiện nói chung và Event Manager nói riêng đều phải cần đến sự sáng tạo bất tận. Bởi mỗi sự kiện đều có những yêu cầu, đặc điểm riêng, đòi hỏi việc lên ý tưởng, concept và triển khai cũng rất đa dạng.
Sự sáng tạo ở đây không chỉ dừng ở những ý tưởng quá lớn lao, khác biệt mà nó bắt nguồn ngay từ những vấn đề nhỏ nhất. Để trau dồi kỹ năng sáng tạo, người quản lý cần tập thói quen quan sát. Chính những điều nhỏ nhặt nhất cũng có thể là nguồn cảm hứng để sáng tạo.
Kỹ năng viết kịch bản
Mọi sự kiện, chương trình để diễn ra suôn sẻ đều cần đến kịch bản. Điều này đòi hỏi ở nhà quản lý sự kiện không chỉ là sự sáng tạo mà còn là tư duy logic. Bên cạnh đó, Event Manager còn cần có kỹ năng viết tốt để truyền tải ý tưởng một cách hiệu quả.
Cầm trên tay kịch bản ta có thể hình dung ra được sự kiện sẽ diễn ra như thế nào, gồm những hạng mục gì, diễn ra khi nào, có gì đặc sắc,…
Kỹ năng quản lý rủi ro
Bất kỳ sự kiện nào cũng không thể tránh khỏi những sai sót dù lớn hay nhỏ. Quan trọng là, người quản lý sự kiện cần có kỹ quản lý rủi ro. Event Manager cần dự đoán trước các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình chạy sự kiện để từ đó đưa ra những phương án điều chỉnh kịp thời.
Tố chất để trở thành Event Management
Cũng giống như các vị trí khác trong tổ chức sự kiện, quản lý sự kiện đòi hỏi nhiều kỹ năng tổ chức chuyên môn để có thể đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
Để trở thành một event management chuyên nghiệp, bạn cũng cần có những tố chất sau:
- Sức khỏe tốt, bền bỉ.
- Có niềm đam mê với nghề.
- Khả năng đa nhiệm và kết hợp nhiều bộ phận với nhau.
- Khả năng tổ chức và kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
- Quản lý sự kiện đòi hỏi phải nhìn thấy tầm nhìn của sự kiện cho đến khi thực hiện. Có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và duy trì công việc một cách hiệu quả, theo đúng kế hoạch đề ra.
- Người quản lý phải có sự bền bỉ, kiên nhẫn, sáng tạo và linh hoạt trong mọi tình huống.
Ngoài ra, quản lý sự kiện là một yếu tố quan trọng và liên quan đến việc quản lý không chỉ các chức năng mà còn quản lý cả nhóm người. Tương tác với các cá nhân ở tất cả các cấp của sự kiện là một phần của công việc.
Do đó, các kỹ năng giao tiếp với các cá nhân cũng rất quan trọng. Cần phải học cách giao tiếp, truyền đạt thông tin cũng nhu kĩ năng làm việc nhóm để đảm bảo có thể kết nối được tất cả các nhân viên, ekip chương trình.
Làm sao để trở thành Event Manager giỏi?
Con đường để trở thành một Event Manager bao gồm 3 giai đoạn chính bao gồm:
Giai đoạn hoàn thiện các loại bằng cấp/chứng chỉ liên quan
Như chúng tôi vừa đề cập trong phần trước đó về yêu cầu kiến thức chuyên môn của trưởng phòng tổ chức sự kiện khá cao.
Do đó, trước khi để trở thành một Event Manager bạn cần cố gắng trau dồi kiến thức và hoàn thiện các loại bằng cấp/chứng chỉ có liên quan.
Tích lũy kinh nghiệm và trau dồi kỹ năng
Tiếp theo đó bạn cần nỗ lực trong việc trau dồi kinh nghiệm và kỹ năng làm việc. Bên cạnh các kỹ năng nghiệp vụ, bạn cần bổ sung kỹ năng với vai trò là nhà quản lý như kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng trao quyền, kỹ năng ra quyết định, v.v.
Ứng tuyển vào vị trí quản lý tổ chức sự kiện
Sau khi đã có đầy đủ kinh nghiệm, kỹ năng và phẩm chất của một Event Manager cần có, bạn hãy tự tin ứng tuyển vào vị trí này tại các công ty tổ chức sự kiện hay các tổ chức bạn mong muốn.
Sự khác biệt giữa Event Management với Event Planning
Mặc dù có liên quan rất chặt chẽ với nhau, nhưng Event management với event planning phục vụ hai chức năng khác nhau. Việc xác định hai chức năng này là một thử thách, bởi chúng không chỉ liên quan chặt chẽ với nhau mà các trách nhiệm thường chồng chéo lên nhau.
Nói một cách dễ hiểu, các nhà lập kế hoạch sự kiện tạo ra tầm nhìn và nhiều kế hoạch sơ bộ cho một sự kiện, trong khi các nhà quản lý thực hiện các chi tiết trước và trong khi diễn ra sự kiện.
Người quản lý sự kiện cũng có thể lập kế hoạch các khía cạnh của sự kiện và người lập kế hoạch sự kiện có thể quản lý các thành phần nhất định của quá trình lập kế hoạch sự kiện. Hai người làm việc song song với nhau, và trách nhiệm của họ có thể chồng chéo lên nhau.
Nhiều cá nhân có thể hoàn thành cả hai vai trò, đặc biệt nếu họ điều hành doanh nghiệp của riêng mình hoặc làm việc trong một công ty tổ chức sự kiện nhỏ. Tuy nhiên, việc đào tạo và các kỹ năng cần thiết cho mỗi vị trí có phần khác nhau.
Với nghề tổ chức tiệc cưới, bạn được tự tay sắp xếp, điều phối, triển khai những ý tưởng sáng tạo và ngắm nhìn nó một cách rõ ràng nhất. Cùng với thời gian làm nghề, các kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, kỹ năng thương thuyết… sẽ phát triển và đem cho bạn những giá trị vô hình nhưng rất ý nghĩa.
Mức lương và quyền lợi của Event Manager
Event Manager được đánh giá là công việc chịu khá nhiều áp lực và căng thẳng. Chính vì vậy mức lương cho vị trí này tương đối cao, xứng đáng với những gì người quản lý đã bỏ ra. Theo khảo sát thực tế, mức lương trung bình của Event Manager là khoảng 28,4 triệu đồng/tháng.
Mức lương của quản lý sự kiện ở bậc thấp tối thiểu là 8 triệu đồng/tháng và ở bậc cao nhất có thể lên đến gần 70 triệu đồng/tháng. Có sự chênh lệch như vậy là bởi mức lương Event Manager còn phụ thuộc vào quy mô và cách thức hoạt động của công ty tổ chức sự kiện.
Công ty sự kiện lớn, uy tín với nhiều đơn đặt hàng tổ chức sự kiện “khủng” sẽ giúp người quản lý kiếm được nhiều tiền hơn và ngược lại.
Còn nhiều cơ hội khác nữa mà nhất định phải tự mình trải nghiệm bạn sẽ tìm ra.
Trên đây là thông tin về Event Manager là gì mà Khôi Nguyên Effect đã tổng hợp. Hy vọng qua nội dung trên bạn sẽ hiểu hơn về vị trí và công việc của ngành nghề này!
Ngoài ra bạn có thể tham khảo các thông tin khác của chúng tôi:
