Tiệc Gala dinner

Khôi Nguyên tư vấn hiệu ứng sân khấu cho tiệc công ty, gala dinner và sự kiện cuối năm

Nếu anh chị đang lên kế hoạch cho một đêm gala dinner khoảng 300 khách và muốn có ngay câu trả lời, thì bộ hiệu ứng “vừa đủ mà đã” cho quy mô này gồm bốn món chính: máy phun cột khói CO2 cho khoảnh khắc khai màn, màn sao LED làm nền sân khấu, đèn dây LED Matrix tạo nhịp và chiều sâu cho cả đêm và máy confetti cho phút cao trào. Nếu ngân sách và địa điểm cho phép, anh chị có thể thêm pháo điện và khói lạnh để nâng tầm thêm một bậc. Điều quan trọng nhất mà Khôi Nguyên muốn nói ngay từ đầu là gala dinner 300 khách không cần bật thật nhiều thiết bị cùng lúc, mà cần chọn đúng hiệu ứng, đặt đúng thời điểm và để mỗi khoảnh khắc “wow” có đủ không gian thở. Một đêm tiệc chỉ cần ba đến năm điểm nhấn thật đã, khách về vẫn còn nhắc, còn hơn một sân khấu chớp nháy liên tục khiến mọi người mệt mắt và quên mất thông điệp của chương trình.

Tiệc 300 khách setup sân khấu như thế nào

Vì sao con số 300 khách lại đặc biệt như vậy? Nghe thì có vẻ không quá lớn, nhưng khi bước vào một ballroom với khoảng 30 bàn tròn, sân khấu rộng từ 12 đến 16 mét, khách ngồi xa nhất cách sân khấu cả 25 đến 30 mét, anh chị sẽ thấy ngay những hiệu ứng nhỏ lẻ bị “lọt thỏm” như thế nào. Tụi mình từng gặp không ít khách hàng ban đầu nghĩ rằng chỉ cần vài cây đèn là đủ, đến buổi tổng duyệt đứng ở cuối phòng nhìn lên mới giật mình vì sân khấu trông xa và nhạt. Ngược lại, 300 khách cũng chưa phải quy mô sân vận động, nên không cần những dàn thiết bị khổng lồ. Cái hay của quy mô này là anh chị có thể đầu tư vào chất lượng hơn số lượng: vài điểm nhấn lớn, nhìn rõ từ mọi bàn, đồng bộ với âm thanh và kịch bản MC, thế là đủ để cả phòng cảm nhận được sự chỉn chu của doanh nghiệp. Với tiệc công ty, đây cũng là dịp để nhân viên thấy mình được trân trọng, nên một sân khấu có cảm xúc luôn đáng đồng tiền hơn là một sân khấu chỉ đủ dùng.

Hãy bắt đầu với món mà gần như đêm gala nào Khôi Nguyên triển khai cũng có: cột khói CO2. Anh chị cứ hình dung khoảnh khắc đèn phòng tắt hẳn, nhạc dồn lên, rồi một tiếng “phụt” vang lên và những cột khói trắng bốc thẳng lên cao năm đến tám mét tùy máy và độ cao trần, nhuộm vàng, tím, xanh theo màu đèn phía sau, giống hệt những cột khói như trong ảnh sân khấu mà Khôi Nguyên hay triển khai. Chỉ vài giây thôi mà cả phòng đã đồng loạt giơ điện thoại lên quay. Đó chính là sức mạnh của cột khói CO2: nhanh, mạnh, dễ đọc từ xa và tan gần như tức thì nên không làm ám phòng hay ảnh hưởng đến món ăn trên bàn khách. Khói tạo ra từ CO2 lỏng nên lạnh, không mùi, không để lại dư lượng ẩm trên sàn hay bàn ghế, điều mà ban quản lý sảnh tiệc rất quan tâm. Chúng tôi thường đề xuất đặt bốn đến sáu máy ở hai bên và phía trước sân khấu, kích hoạt đồng bộ theo nhịp nhạc cho các mốc quan trọng như khai mạc, MC mời ban lãnh đạo lên sân khấu, công bố giải thưởng hay đếm ngược. Lưu ý nhỏ là máy cần cách vị trí khách ngồi tối thiểu vài mét và trần phòng nên cao từ khoảng năm mét trở lên để cột khói “đứng” đẹp, vì vậy bên mình luôn khảo sát địa điểm trước chứ không báo giá chay.

Nếu cột khói CO2 là khoảnh khắc “bùng nổ” thì màn sao LED chính là thứ làm nên không khí cho cả buổi tối. Màn sao LED là tấm phông gồm hàng nghìn điểm sáng nhỏ li ti trên nền vải đen, lấp lánh như bầu trời đêm và khi đặt phía sau sân khấu, nó biến một phông nền bình thường thành một không gian có chiều sâu, sang trọng mà không hề rườm rà. Anh chị có thể thấy hiệu ứng này rất rõ ở những sân khấu có tông đen và vàng gold, nơi màn hình LED trung tâm được tôn lên nhờ bầu trời sao phía sau; chỉ cần đổi màu sang xanh navy, trắng lạnh hay vàng ấm là phù hợp ngay với nhận diện thương hiệu của công ty. Điểm cộng lớn là chi phí của màn sao hợp lý hơn nhiều so với việc ốp thêm màn hình LED cỡ lớn, nhưng hiệu quả hình ảnh trong ảnh chụp và video lại cực kỳ ấn tượng, đặc biệt khi khách check-in trước sân khấu và đăng lên mạng xã hội. Đi cùng với màn sao, đèn dây LED Matrix là mảnh ghép giúp sân khấu “biết thở”. Đây là loại đèn dây, thanh LED điều khiển được từng điểm sáng, cho phép chạy hiệu ứng đuổi, sóng, nhấp nháy hay đổ màu theo từng nhịp nhạc. Chúng có thể treo thành rèm phía trên sân khấu, viền quanh khung phông, quấn cột hoặc dựng thành các cụm hình học ở hai bên. Trong giờ đón khách và dùng tiệc, Matrix chạy chậm, mềm, ấm để không lấn át cuộc trò chuyện; khi đến phần biểu diễn, bên mình tăng tốc độ và độ tương phản để cả sân khấu như chuyển động cùng bài hát.

Phần mà ai cũng nhớ nhất và cũng là phần Khôi Nguyên thấy khách hàng xúc động nhất, thường là khoảnh khắc confetti. Khi tên doanh nghiệp xuất sắc được xướng lên, khi MC hô “chúc mừng năm mới” hay khi tổng giám đốc nâng ly, một cơn mưa giấy màu hoặc kim tuyến bay lên rồi rơi chầm chậm dưới ánh đèn, cả phòng như được ôm trong một niềm vui chung. Máy confetti hiện có nhiều dạng: bắn giấy màu, kim tuyến ánh kim, băng dài hay pháo giấy hình trái tim, ngôi sao tùy chủ đề. Với gala 300 khách, tụi mình thường khuyên chọn giấy chống cháy, kích thước đủ lớn để nhìn rõ từ xa, màu sắc đúng tông thương hiệu và chỉ bắn ở những mốc thật sự đáng nhớ, chẳng hạn một lần ở phần trao giải cao nhất và một lần ở màn đếm ngược cuối chương trình. Bắn quá nhiều lần sẽ làm mất độ hiếm, còn khâu dọn dẹp thì anh chị cứ yên tâm, đội kỹ thuật Khôi Nguyên đảm nhận luôn để ban tổ chức không phải lo. Nếu muốn một điểm nhấn tinh tế hơn, pháo điện lạnh là lựa chọn đáng cân nhắc: những dải tia sáng vàng ấm bắn thẳng từ sàn lên như một bức rèm lấp lánh, gần như không tỏa nhiệt nên nhiều khách sạn đồng ý cho dùng trong nhà, cực kỳ hợp cho lúc ban lãnh đạo bước vào hay màn cắt bánh. Thêm một lớp khói nặng trải sát sàn như mây, cảm giác cả sân khấu như được nâng lên khỏi mặt đất.

Vậy các hiệu ứng này nên sắp xếp thế nào trong một đêm tiệc? Khôi Nguyên hay đề xuất cách chia theo bốn nhịp để chương trình có đầu có cuối. Giai đoạn đón khách khoảng ba mươi phút đầu, ánh sáng nên ấm, màn sao và Matrix chạy chậm, vài chùm đèn beam quét nhẹ trên trần để khách vừa bước vào đã thấy không gian khác thường nhưng vẫn thoải mái trò chuyện. Giai đoạn khai mạc là lúc ra “đòn mạnh” nhất: tắt đèn phòng, nhạc nổi lên, cột khói CO2 đồng loạt bật cùng chùm beam xòe ra như hình quạt trên trần, kèm pháo lạnh hai bên, chỉ kéo dài chừng một đến hai phút nhưng đủ định hình cả buổi tiệc. Giai đoạn giữa chương trình, khi có biểu diễn văn nghệ, game hay bốc thăm, ta để Matrix và ánh sáng chuyển màu theo từng tiết mục, dùng thêm những cú CO2 ngắn để nhấn mạnh. Cuối cùng, phần trao giải và đếm ngược là lúc dồn toàn bộ năng lượng: CO2 cao nhất, confetti bay đầy phòng, Matrix chạy nhanh theo nhịp trống. Một mẹo nhỏ mà tụi mình học được qua rất nhiều đêm tiệc là hãy bám sát màu chủ đạo của thương hiệu. Có sân khấu chủ đạo xanh dương trên nền đen với logo trắng nổi bật, tất cả hiệu ứng đều đi theo gam xanh nên nhìn cực kỳ thống nhất, sang và dễ chụp ảnh; chỉ cần lạc tông một chút là cảm giác chuyên nghiệp giảm đi ngay.

Còn về những lưu ý kỹ thuật, đây là phần mà Khôi Nguyên muốn anh chị đặc biệt chú ý vì nhiều đêm tiệc không thành công không phải do thiếu tiền mà do thiếu chuẩn bị. Đầu tiên là địa điểm: anh chị cần hỏi khách sạn hoặc trung tâm tiệc cưới về độ cao trần, vị trí đầu báo khói, quy định dùng pháo và confetti trong nhà, cũng như thời gian được vào dựng sân khấu. Khói CO2 và pháo điện lạnh thường được chấp nhận hơn pháo hoa nhiệt, nhưng mỗi nơi một quy định, nên đội ngũ bên mình thường làm việc trực tiếp với bộ phận kỹ thuật của địa điểm trước ngày diễn. Thứ hai là tổng duyệt: đừng bao giờ bỏ qua buổi chạy thử có đủ đèn, nhạc, MC và hiệu ứng, vì chỉ lúc đó anh chị mới biết cột khói có bị che bởi người đứng sân khấu không, confetti có bay vào bàn khách không hay ánh sáng có chói vào mắt khách không. Thứ ba là ngân sách: theo kinh nghiệm của chúng tôi, phần hiệu ứng thường chiếm khoảng 8 đến 15% tổng chi phí của một đêm gala và khoản đầu tư này gần như luôn mang lại hiệu quả cảm xúc cao nhất trên từng đồng bỏ ra, vì đó là những gì khách nhớ, quay phim, chụp ảnh và kể lại sau tiệc.

Khôi Nguyên luôn khảo sát địa điểm miễn phí tại TP.HCM và các tỉnh lân cận, xuất bản vẽ bố trí hiệu ứng và bảng kịch bản kích hoạt để anh chị duyệt trước. Nếu công ty đã có chủ đề, màu thương hiệu hay logo, đội ngũ của chúng tôi sẽ lên phối màu đèn và hiệu ứng ngay trong buổi tư vấn đầu tiên, và doanh nghiệp tổ chức định kỳ hằng năm sẽ có thêm mức ưu đãi khách hàng thân thiết cho những lần hợp tác tiếp theo.

Anh chị đang chuẩn bị cho một đêm gala dinner 300 khách và còn phân vân không biết nên chọn hiệu ứng nào cho vừa ngân sách mà vẫn thật sự gây ấn tượng? Hãy để Khôi Nguyên đồng hành cùng anh chị ngay từ những ý tưởng đầu tiên. Chỉ cần cho chúng tôi biết ngày tổ chức, địa điểm, chủ đề và ngân sách dự kiến, đội ngũ tư vấn sẽ gửi lại đề xuất hiệu ứng phù hợp kèm báo giá chi tiết trong thời gian sớm nhất. Truy cập hieuungsukiensaigon.com hoặc nhắn tin cho Khôi Nguyên để nhận tư vấn miễn phí và đăng ký ưu đãi gói Gala 300 Signature cho sự kiện của anh chị ngay hôm nay.