Tin Tức
Event Agency là gì? Vai trò, Trách nhiệm và Tiêu chí lựa chọn
Th12
Event Agency là gì? Vai trò của Event Agency trong nền kinh tế hiện nay như thế nào? Tại sao khi hiện nay đa phần các doanh nghiệp sẽ tìm đến đơn vị tổ chức sự kiện khi có lễ kỷ niệm nào đó?
Hay cũng theo dõi nội dung sau đây của Khôi Nguyên Effect để được giải đáp ngay nhé!
Event Agency là gì?
Event Agency là công ty tổ chức sự kiện. Đây là loại hình công ty được du nhập vào Việt Nam khoảng hơn mười năm nay. Hiện nay, Event được coi là nghề được đào tạo bài bản, chính quy có mục đích
Các công ty Event Agency Việt Nam đi đôi sự phát triển kinh tế thị trường đã “bùng nổ” và phát triển bền vững mạnh mẽ. Event Agency như một đạo diễn và biên kịch lớn. Đồng thời cũng là người vận hành cho buổi event diễn ra hoàn hảo, trình tự, hiệu quả và thành công.
Event Agence sẽ là là một đơn vị buôn chất xám, bán ý tưởng. Từ những thông tin và yêu cầu từ phía client (khách hàng), agency phải đưa ra những giải pháp truyền thông, marketing phù hợp và hiệu quả nhất.
4P trong marketing hỗn hợp mà ai cũng biết đó là:
- Product (Sản phẩm)
- Price (Giá thành)
- Place(Điểm bán)
- Promotion (Truyền thông).
Agency là người sẽ giải quyết phân đoạn cuối trong quy trình tiếp thị 4P – Promotion
Event Agency cung cấp sản phẩm gì?
Sản phẩm của agency bao gồm quảng cáo, TVC, digital, event, PR… Ngoài ra agency còn có nhiệm vụ cung cấp, tư vấn giải pháp sáng tạo và khả năng thực thi ý tưởng.
Event Agency có vai trò thế nào?
Những chia sẻ ở trên đã cho thấy vai trò của Agency là sáng tạo ý tưởng, lên chương trình, thiết kế, tổ chức, quản lý, quảng bá cũng như vận hành Event,…
Agency Event giúp kéo gần khoảng cách giúp doanh nghiệp gần gũi hơn với các đối tác, khách hàng, công nhân viên. Khoảng cách giữa khách hàng với sản phẩm, dịch vụ hay thông điệp muốn truyền tải đều được rút ngắn. Trong các sự kiện nội bộ, tình cảm giữa lãnh đạo với đối tác, đội ngũ công nhân viên sẽ ngày càng khăng khít gắn bó hơn.
Chọn Event Agency qua các tiêu chí nào?
Có rất nhiều cách lựa chọn Agency Event. Có khách hàng chọn Agency quen, có khách hàng chọn Agency lớn…
Tuy nhiên để đưa ra yếu tố công bằng để đấu thầu thì Khôi Nguyên Effect đưa ra một số tiêu chí sau:
Ý tưởng sáng tạo – Creative
Một công ty truyền thông giỏi thể hiện ở những ý tưởng mới lạ và phù hợp với thương hiệu/ doanh nghiệp. Điều đó thể hiện qua việc họ đưa ra những concept Event phù hợp nhận diện thương hiệu.
Nhưng đâu đó bên cạnh sự không “vượt ra khuân khổ” là điều mới lạ, gây sự tò mò, hào hứng. Nhờ đó, khiến người tiêu dùng chú ý và có cảm tình với thương hiệu của doanh nghiệp giữa hàng ngàn cách truyền tải khác.
Quy trình làm việc chuyên nghiệp
Chuyên nghiệp ở đây là trong tổ chức tức là đội ngũ của Event Agency đó.
- Một công ty Event Agency chuyên nghiệp luôn có đầy đủ đội ngũ từ biên kịch, nghệ thuật cho đến điều hành. Thông thường các Agency Event sẽ tổ chức phân tầng. Quản lý dự án sẽ là Event Manager.
- Tiếp đó sẽ lần lượt là Planer phụ trách kịch bản, Art & Designer thiết kế phụ trách âm nhạc mỹ thuật. PR sẽ phụ trách booking báo đài và KOL.
- Cuối cùng là Field Operators phụ trách chạy chương trình vòng ngoài. Kết hợp cùng các nhân sự sự kiện khác như PG,PB,MC, Model, KOL…
Nhiều kinh nghiệm
Kinh nghiệm qua nhiều Event sẽ giúp cho Agency có chuyên môn nghề nghiệp cao. Từ đó giúp các Agency luôn chuẩn bị và kiểm soát việc tổ chức một cách khoa học và hoàn hảo nhất.
Sự kết hợp giữ các đội ngũ gồm nhiều người trong tổ để phục vụ cho sự kiện thành công.
Đa dạng hình thức tổ chức
“Chăm hay không bằng tay quen”. Vì vậy Agency Event đã tổ chức qua nhiều hình thức Event sẽ là tiêu chí quan trọng. Hầu hết thì khách hàng sẽ chấp nhận chi thêm 1 khoản chênh lệch nhỏ để “Đắt sắt ra miếng”.
Chọn những Agency Event hàng đầu sẽ đa dạng kinh nghiệm, đa dạng và yên tâm.
Kế hoạch và chiến lược rõ ràng
Agency Event phải biết cách phân tích, đo lường và tư vấn cho sự kiện của khách hàng hiệu quả nhất. Phải biết cân đối ngân sách, tư vấn các gói phù truyền thông đến POSM, nhân sự và thức ăn….
Có thời gian và kế hoạch, checklist rõ ràng và tuân thủ theo. Đưa hình ảnh thương hiệu trước công chúng một cách hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất chứ không chỉ là người chỉ biết làm theo yêu cầu.
Tiềm lực tài chính
Đây không phải là yếu tố quá quan trọng vì hầu hết các Agency Event khi tổ chức đếm nhận “cọc” từ phía khách hàng. Tuy nhiên việc lựa chọn Agency Event có tiềm lực tài chính tốt sẽ thoải mái hơn cho quá trình chuẩn bị, chạy chương trình và tất toán hợp động.
Mối quan hệ rộng rãi
Một Agency Event thường có cơ hội tiếp xúc với KOL, MIs, báo giới…. nên họ sẽ “giàu” mối quan hệ và có kinh nghiệm về việc kiểm soát thông tin. Ngoài ra điều này cũng ảnh hưởng rất nhiều đến việc tiết kiệm và tối ưu ngân sách cho khách hàng.
Với nghề tổ chức tiệc cưới, bạn được tự tay sắp xếp, điều phối, triển khai những ý tưởng sáng tạo và ngắm nhìn nó một cách rõ ràng nhất. Cùng với thời gian làm nghề, các kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, kỹ năng thương thuyết… sẽ phát triển và đem cho bạn những giá trị vô hình nhưng rất ý nghĩa.
Còn nhiều cơ hội khác nữa mà nhất định phải tự mình trải nghiệm bạn sẽ tìm ra.
Môi trường làm việc trong Event Agency
Nếu làm việc ở một Event Agency bạn sẽ gặp những ai?
- Account team: Là nhóm nhân sự “cầu nối” giữa agency và client. Account có nhiệm vụ truyền đạt ý tưởng và thuyết phục khách hàng. Và cũng là người đảm bảo tiến độ công việc trong nội bộ agency để có được sản phẩm hoàn hảo nhất đến tay khách hàng.
- Creative team: Là những người trực tiếp đưa ra các ý tưởng sáng tạo của agency. Một creative team sẽ có các copywriter, designer… Một số agency nổi tiếng có quy mô lớn hoặc cung cấp các dịch vụ chuyên sâu hơn sẽ có các creative director, art director, content producer…
- Media service: Là bộ phận chịu trách nhiệm lựa chọn và đặt chỗ quảng cáo trên các kênh truyền thông, theo dõi và đảm bảo nội dung, tần suất xuất hiện đúng như kế hoạch. Với các agency chỉ tập trung vào mảng sáng tạo thì media service có thể là bộ phận thuê ngoài.
- Video production house: Bộ phận này thường nằm ngoài quy mô của một agency, được agency trả tiền để sản xuất video ý tưởng của dự án.
Tùy vào cơ cấu, quy mô và độ chuyên sâu của các dịch vụ mà agency quảng cáo cung cấp, bạn có thể bắt gặp những cái tên khác như planner, researcher, developer…
Ngoài ra còn có những nhân vật cơ bản như hành chính nhân sự, kế toán hoặc là music composer, freelance…
Cơ hội cho Event Agency tại Việt Nam hiện nay
Hiện nay ngành sự kiện ở Việt Nam đang bùng nổ mạnh mẽ bởi sức nóng và nhu cầu lớn từ truyền thông, PR, quảng cáo càng nhiều. Thế nên nghề tổ chức sự kiện ở Việt Nam đang ngày càng “nóng” hơn và được coi là ngành có nhiều triển vọng.
Có nhiều cách thức khác nhau để học nghề event này. Đó là học qua lý thuyết và học từ kinh nghiệm thực tế. Học từ lý thuyết có thể là qua sách vở, sách chuyên ngành, trường lớp, trung tâm dạy nghề… Học từ kinh nghiệm thực tế có thể kể đến các câu lạc bộ tổ chức event, thực tập tại các công ty sự kiện…
Nhưng để thành công trong ngành tổ chức sự kiện này, bạn cần phải kết hợp song song cả 2 phương thức vừa học vừa thực hành. Luôn không ngừng trau dồi, học hỏi, tích lũy kinh nghiệm và đổi mới bản thân.
Ngoài ra, ngành tổ chức event còn đòi hỏi chuyên môn từ nhiều lĩnh vực khác như: kỹ thuật, đồ họa, content, thiết kế… Do đó bạn cần phải tìm hiểu, rèn luyện và học tập không ngừng. Thậm chí cần rất nhiều thời gian cọ sát và làm việc thực tế mới có thể thành công.
Trên đây là thông tin về Event Agency là Khôi nguyên Effect đã tổng hợp và gửi đến bạn đọc. Hy vọng qua nội dung trên các bạn đã hiểu được vai trò và các yếu tố tạo nên 1 đơn vị tổ chức sự kiện!
Ngoài ra bạn có thể tham khảo các thông tin khác của chúng tôi:
