Tin Tức
Event Planner là gì? Kỹ năng, điều kiện và tố chất trở thành người lên kế hoạch tổ chức sự kiện giỏi
Th12
Event Planner là gì? Trách nhiệm của Event Planner như thế nào? Cần có tổ chất gì để trở thành người lên kế hoạch tổ chức sự kiện giỏi? Một sự kiện muốn thành công thì cần phải có một kế hoạch tổ chức chi tiết và một dàn ekip chuyên nghiệp.
Đặc biệt, để có thể có một sự kiện siêu hoành tráng, độc lạ và thu hút người tham gia thì Event Planner có vai trò cực kỳ quan trọng. Vậy Event Planner là gì? Event Planner làm những công việc gì? Cùng khám phá thông tin về vị trí Event Planner qua bài viết sau đây của Khôi Nguyên Effect nhé!
Event Planner là gì?
Event Planner có thể hiểu là người lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Tại vị trí này, Event Planner có nhiệm vụ xây dựng ý tưởng, tiến hành kế hoạch và theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án từ tiền sự kiện (pre-event) đến giai đoạn hậu sự kiện (post-event). Trong một số trường hợp, Event Planner cũng được coi là người quản lý dự án (project manager).
Hiện nay, công việc tổ chức sự kiện có mặt ở khắp mọi nơi, từ việc tổ chức các buổi hòa nhạc, họp báo, cuộc thi, các buổi tọa đàm, các cuộc triển lãm thương mại, workshop cho đến các cuộc họp, hội nghị dành cho cán bộ cấp cao.
Có thể nói event planner đó là những người quản lý tài ba trong việc quản lý đối với các sự kiện được công ty giao phó.
Sự phát triển không ngừng của nền kinh tế xã hội ngày càng có nhiều hình thức tổ chức khác nhau như hội thảo, tọa đàm, triển lãm thương mại,đám cưới, sinh nhật, hội nghị cấp cao, các cuộc thi, v.v.
Do đó, event planner cần đưa ra những hoạt động cụ thể theo nhu cầu của khách hàng. Để khách hàng có thể tiếp cận nhiều nhóm đối tượng và truyền tải thông điệp một thật khéo léo qua các sự kiện được tổ chức.
Event Planner làm những công việc gì?
Công việc của Event Planner là vô cùng quan trọng và vất vả, điều này ai cũng biết nhưng chưa chắc mấy ai đã hiểu rõ.
Trong đội ngũ ban tổ chức, mỗi ban chuyên môn như truyền thông, nhân sự, đối ngoại,… tất cả đều có vất vả riêng, tuy nhiên, các công việc của họ sau này đều dựa vào ý tưởng chung của người thiết lập sự kiện. V
ậy cũng chẳng nói quá khi so sánh Event Planner là hạt giống – gốc rễ của mọi sự phát triển, còn những ban chuyên môn khác là nước, là đất, là ánh nắng,.. giúp hạt giống đó phát triển.
Để hiểu rõ hơn về công việc của người tổ chức sự kiện, bản mô tả công việc Event Planner dưới đây sẽ mang lại cho bạn rất nhiều thông tin chi tiết về ngành nghề này.
Đặc biệt, các mục sẽ được sắp xếp theo tiến độ của một sự kiện: Tiền sự kiện (Pre – event) – Sự kiện (Event) – Hậu sự kiện (Post – event)
Giai đoạn trước sự kiện
Công việc đầu tiên của người tổ chức sự kiện là lên dàn nội dung cho chương trình.
Việc lên nội dung chung cho chương trình là vô cùng quan trọng, bởi việc này đòi hỏi người tổ chức phải tìm kiếm hình ảnh, concept phù hợp với sự kiện của họ; thiết lập các ý tưởng sáng tạo, hấp dẫn để truyền tải thông điệp theo yêu cầu của công ty tốt hơn; xác định thời gian, địa điểm hợp lý,…
Đây là những nét phác họa đầu tiên khi thực hiện công việc thiết lập kế hoạch sự kiện.Ngay sau khi phác thảo được dàn chung cho sự kiện, các nhân viên Event Planner bắt đầu thực hiện những nhiệm vụ chi tiết, bao gồm:
Tìm kiếm diễn giả cho chương trình
Thông thường đây phải là những người có kinh nghiệm đối với lĩnh vực mà sự kiện hướng tới và có tầm ảnh hưởng lớn đối với công chúng.
Tìm kiếm và khảo sát địa điểm tổ chức
Một địa điểm thích hợp cần phải có không gian rộng, thuận tiện cho người tham gia di chuyển, gửi xe và tùy theo quy mô tổ chức có thể cung cấp thêm dịch vụ teabreak trong giờ nghỉ.
Tìm kiếm MC
Tìm kiếm MC là vô cùng cần thiết bởi một người MC có kinh nghiệm sẽ giúp hâm nóng không khí tại buổi gặp mặt và truyền đạt ý tưởng của doanh nghiệp, tổ chức tốt hơn. Không cần phải tìm kiếm MC quá chuyên nghiệp, tổ chức có thể cân nhắc để lựa chọn MC từ nhân viên của mình.
Tìm kiếm ekip biểu diễn
Không phải sự kiện nào cũng yêu cầu Event Planner phải tìm ekip biểu diễn, nhất là khi sự kiện đó là hội nghị, cuộc họp mặt nghiêm túc diễn ra trong thời gian ngắn. Ngược lại, các hoạt động sôi nổi nhắm vào giới trẻ như các buổi hòa nhạc, những ngày lễ kỷ niệm, hội trại,… sẽ cần cân nhắc những gương mặt nổi tiếng trong giới nghệ sĩ.
Thậm chí, với công việc này, Event Planner có thể nhờ ban truyền thông trưng cầu ý kiến công chúng trên mạng xã hội để đáp ứng nhu cầu của họ tốt hơn.
Lập bản dự trù kinh phí
Bất kỳ sự kiện nào cũng cần một bản dự trù kinh phí chi tiết. Điều này giúp người tổ chức hình dung rõ hơn mức phí mình phải bỏ ra cũng như có phương án phòng bị cho một số chi phí phát sinh sắp tới.
Lập bảng kế hoạch cho các ban chuyên môn khác
Ngay sau khi kế hoạch được thiết lập, Event Planner cần tổ chức một buổi gặp mặt toàn bộ nhân sự trong ban tổ chức để thông báo về sự kiện sắp tới và gửi đến từng ban bảng kế hoạch phân công công việc cụ thể và một số mục tiêu cần đạt được.
Kết hợp với nhóm Design để thiết lập Proposal
Proposal một thuật ngữ mới ra đời cùng với sự phát triển của Marketing. Hiểu theo cách đơn giản, proposal là dạng nội dung trình bày toàn bộ ý tưởng xây dựng sự kiện cùng các đề xuất về phương thức cho dự án đó.
Proposal trình bày ý tưởng đến khách hàng, đối tác và được trình lên cơ quan chuyên môn để được xét duyệt chương trình. Thông thường, proposal được trình bày bằng word, powerpoint hoặc cao cấp hơn là AI, Photoshop qua đội ngũ Design, bởi vậy nhiệm vụ của Event Planner là giúp người phụ trách hiểu rõ yêu cầu về việc thiết kế hình ảnh.
Đệ trình proposal cùng các giấy tờ khác lên Bộ, Sở, Ngành
Một số sự kiện cần phải có sự phê duyệt từ phía cơ quan chuyên môn mới có thể đi vào hoạt động. Điều này yêu cầu Event Planner cần đệ trình proposal – bản trần thuật chi tiết nội dung chi tiết cùng một số yêu cầu cụ thể lên phía lãnh đạo để họ hiểu rõ nguyện vọng của mình.
Ví dụ, nếu bạn muốn tổ chức tuần lễ phim, người xét duyệt cho sự kiện này là Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tại địa phương (nếu mang tầm vóc quốc tế thì cần có xét duyệt của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch).
Đây là công việc hết sức quan trọng, cần thực hiện sớm bởi nếu không được cho phép, việc chuẩn bị phía trước của bạn coi như trở về con số 0.
Giữ liên lạc với công ty, ban tổ chức và khách hàng
Để đảm bảo chương trình có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất, Event Planner cần có sự phối hợp, kiểm tra sát sao những ban chuyên môn khác và liên lạc với phía khách hàng để nắm rõ những tâm tư, nguyện vọng của họ. Việc giám sát này có thể được thực hiện thông qua các buổi họp theo thuần, các báo cáo cuối theo tháng hoặc trao đổi qua email.
Công việc tổng quan
Ngoài ra, trong quá trình tổ chức tiền sự kiện, Event Planner cần thực hiện một số công việc khác như:
- Điều phối việc thiết lập, sắp đặt các trang thiết bị và kiểm tra địa điểm tổ chức trong vòng một tuần đổ lại trước ngày sự kiện diễn ra.
- Thiết kế quà tặng, kỷ niệm chương của chương trình.
- Sắp xếp nơi nghỉ dưỡng dành cho khách mời, diễn giả.
- Ký hợp đồng với các nhà cung cấp (nếu có).
- Tổng kiểm tra mọi hoạt động có trong checklist để kịp thời sửa chữa một số vấn đề.
- Mời MC và ekip biểu diễn tới khớp chương trình hai ngày trước khi sự kiện diễn ra.
- Họp ban tổ chức lần cuối để điều phối công việc trong ngày diễn ra sự kiện.
Khi sự kiện diễn ra
Để cho sự kiện được diễn ra thành công thì công việc mà event planner thực hiện trong suốt quá trình chuẩn bị được coi là thành công một nửa, 50% còn lại phụ thuộc vào công việc mà họ thực hiện trong ngày diễn ra sự kiện.
Đúng ngày diễn ra sự kiện events planner cần phân chia công việc cụ thể để phụ trách tình hình ở các địa điểm khác biệt. Đảm bảo cho đội ngũ nhân lực thực hiện đúng nhiệm vụ đã được giao. Trong trường hợp xảy ra vấn đề event planner sẽ là người đứng ra giải quyết
Sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc event planner sẽ ở lại cuối cùng tại địa điểm tổ chức nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất để bàn giao lại cho nhà cung cấp. Người lên kế hoạch sự kiện cũng cần động thức các ban chuyên môn thực hiện tốt nhiệm vụ còn lại của mình.
Event planner sẽ tổng kết công việc sau mỗi sự kiện bằng cách viết báo cáo và trình lên cấp trên trong buổi họp trong. Bản báo cáo cần phải trình bày rõ các nội dung như tiến độ công việc, nhiệm vụ của từng thành viên, so sánh chi phí thực tế với chi phí dự trù ban đầu, đo lường sự thành công của sự kiện dựa trên các tiêu chí định tính và định lượng.
Các công việc khác
Liệu bạn đã bao giờ thắc mắc một Event Planner sẽ làm gì trong thời gian không có sự kiện nào được tổ chức?
Thông thường, các Event Planner sẽ thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Đánh giá các sự kiện và định hướng của công ty thời gian trước để đề xuất kế hoạch, cách phát triển thông điệp trong sự kiện mới.
- Đào tạo nghiệp vụ và hỗ trợ cho các ứng cử viên mới để nhanh chóng thực hiện công việc.
- Nghiên cứu để ký hợp đồng với các bên trung gian chuyên cung cấp cơ sở vật chất chất lượng.
- Giữ liên lạc với các đối tác quan trọng.
- Thực hiện các công tác khác do Giám Đốc Marketing phân công.
- Làm việc thêm giờ theo yêu cầu của công ty (nếu có)
Event Planner cần kỹ năng gì để thành công?
Nhìn chung nghề tổ chức sự kiện sẽ rất tiềm năng trong thương lai. Vì vậy để trở thành một Event Planner thành công thì bạn cần các tố chất như:
Kỹ năng tổ chức
Tổ chức là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng giúp cho event planner có được cái nhìn tổng quan, đo lường trước những rủi ro và bao quát được các vấn đề.
Để trở thành một event planner thành công bạn phải biết cách quản lý con người, chi phí tổ chức, cơ sở vật chất, doanh thu, v.v.
Ngoài ra cần nắm rõ các chi tiết vấn đề trong từng mảng nhằm đảm bảo mọi công việc được vận hành một cách trơn tru.
Trình độ chuyên môn
Một Event Planner phải là người đã tốt nghiệp từ cấp bậc Cao đẳng trở lên về các chuyên ngành Báo chí, Truyền thông, Marketing, Mỹ thuật,… hoặc các nhóm ngành liên quan khác. Nếu ứng cử viên đã từng tham gia nhiều hoạt động trong những năm học đại học và có các chứng chỉ tham gia cũng là một ưu thế để công ty cân nhắc vào làm việc.
Một số nơi yêu cầu nhân viên phải đạt trình độ ngoại ngữ nhất định theo tiêu chuẩn quốc tế hoặc vượt qua bài kiểm tra đầu vào do doanh nghiệp sắp xếp.
Giao tiếp tốt
Giao tiếp là kỹ năng cần thiết đối với một event planner. Bởi trong công việc của event planner nếu truyền thông sai sẽ dẫn đến nhiều vấn đề cho cả người lập kế hoạch sự kiện và khách hàng. Chỉ một sự hiểu lầm đơn giản có thể dẫn đến sai lầm nghiêm trọng, vì thế việc lắng nghe là điều rất cần thiết để bạn nắm được yêu cầu của khách hàng.
Việc nắm rõ kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho event planner dễ dàng truyền đạt và nắm bắt thông tin một cách hiệu quả. Từ đó đưa ra một bản kế hoạch sự kiện hoàn hảo có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Óc sáng tạo
Với sự cạnh tranh khốc liệt trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì sự sáng tạo chính là yếu tố tạo nên sự thành công và khác biệt từ chính sự kiện bạn tạo ra so với các sự kiện khác.
Vì thế event planner cần vận dụng óc sáng tạo của mình để đem đến hơi thở mới cho chương trình. Sự sáng tạo cũng chính là yếu tố nòng cốt tạo nên một sự kiện.
Mỗi một sự kiện sẽ có công suất khác nhau, vì thế event planner cần phải tìm nguồn cảm hứng và suy nghĩ ra rất nhiều ý tưởng để có thể biến hóa, thay đổi trong từng sự kiện. Từ đó giúp cho sự kiện trở nên khác biệt và thu hút người quan tâm.
Tỉ mỉ trong từng chi tiết
Một sự kiện được thực hiện tốt là sự tổng hợp của rất nhiều chi tiết nhỏ mà bạn đã suy nghĩ kỹ, lên kế hoạch và tổng hợp lại để tạo ra trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng của mình.
Người lập kế hoạch sự kiện cần phải giữ đúng tiến độ thời gian của khách hàng, kiểm tra ngân sách và các chi tiết trong quá trình thực hiện.
Cho dù đó là sắp xếp việc đi du lịch, hay chọn những chiếc khăn ăn hoàn hảo cho bữa tiệc tối, việc chú ý đến từng yếu tố sẽ giúp bạn thành công trong sự nghiệp event planner của mình.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Đôi khi, mọi thứ sẽ không như ý muốn dù bạn đã cố gắng hết sức. Có khả năng giữ bình tĩnh, giữ được lập trường và đưa ra cách giải quyết hiệu quả là cách giúp bạn giải quyết vấn đề tốt nhất.
Công việc không phải lúc nào cũng hoàn hảo, vì thế nếu gặp phải vấn đề thì event planner cần phải biết cách giải quyết. Và kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ là giải pháp cứu nguy cho event planner trong những trường hợp này.
Quản lý thời gian
Là một người lập kế hoạch sự kiện, bạn sẽ cần quản lý thời gian của mình để đáp ứng thời hạn, lên lịch giao hàng và sắp xếp thời gian thiết lập. Và tất nhiên, tất cả những điều này cần được thực hiện theo đúng thời hạn đã cam kết.
Có một logic và trình tự nhất định cho việc lập kế hoạch sự kiện sẽ giúp bạn cập nhật thông tin cho đồng nghiệp, tham dự các cuộc hẹn và đảm bảo rằng các thông tin và tài liệu quan trọng được sắp xếp và gửi đi một cách hiệu quả.
Làm thế nào để trở thành Event Planner chuyên nghiệp?
Event Planner để đảm bảo công việc luôn đạt hiệu suất tối đa, sự kiện luôn thành công tốt đẹp thì cần trau dồi những kỹ năng chuyên môn như sau:
- Nắm được Event Planner là gì và công việc của vị trí này, cũng như các kiến thức chuyên sâu về phát triển, thành lập ý tưởng trang trí tại nơi sự kiện diễn ra.
- Cần biết các nguyên tắc đón và phục vụ khách mời trong sự kiện, sắp xếp địa điểm phù hợp.
- Có lợi thế hơn khi biết sử dụng công cụ chỉnh video, hình ảnh, Photoshop và yêu cầu thành thạo tin học văn phòng như Word, Excel, Powerpoint.
- Có khả năng tư duy sáng tạo, khiếu thẩm mỹ, phát hiện ra những ý tưởng mới, theo kịp xu thế của thị trường để phù hợp với sự kiện mà mình chuẩn bị tổ chức.
- Nhạy bén, nhanh nhẹn và linh hoạt ứng biến, xử lý tình huống hiệu quả khi có phát sinh xảy ra.
- Có khả năng làm nhiều công việc cùng một lúc, điều phối, quản lý và sắp xếp các công việc trong sự kiện.
- Có kinh nghiệm, kiên trì và thực hiện công việc đúng giờ.
Lương Event Planner có cao không?
Dù làm việc tại vị trí nào đi chăng nữa thì thu nhập cũng là tiêu chí được nhiều ứng viên quan tâm. Vậy với một event planner, mức lương công việc này có cao không?
Hiện tại, mức lương của một event planner được trả dựa vào kinh nghiệm của nhân viên, cụ thể:
- Nhân viên mới ra trường: 3.000.000 – 4.000.000 đồng/tháng
- Nhân viên có kinh nghiệm từ 1 – 1,5 năm: 4.500.000 – 5.000.000 đồng/tháng
- Nhân viên có kinh nghiệm từ 2 năm – Supervisor/Team leader: 6.000.000 – 8.000.000 đồng/tháng
- Trưởng phòng event: 10.000.000 – 15.000.000 đồng/tháng
- Event freelancer: 20.000.000 đến trên 50.000.000 đồng/tháng
Các phúc lợi khác khi làm Event Planner
Ngoài các phúc lợi cơ bản như hưởng chế độ bảo hiểm của công ty, lương thưởng tháng 13, tăng lương sau một thời gian quy định hay các phụ cấp khác, các Event Planner sẽ có nhiều cơ hội trong việc học hỏi và thăng tiến.
Bởi hiếm có công việc nào có môi trường làm việc tiếp xúc sâu rộng như người thiết lập Event, bạn có cơ hội gặp gỡ nhiều người nổi tiếng và hiểu sâu về các vị trí khác trong ban tổ chức. Nếu may mắn, bạn có thể được luân chuyển tới những nơi làm việc nổi tiếng hoặc được đi thực tập tại nước ngoài theo yêu cầu của công ty.
Vì vậy, một Event Planner cũng xây dựng được tầm nhìn sâu sắc hơn đối với mỗi hoạt động được tổ chức.
Với nghề tổ chức tiệc cưới, bạn được tự tay sắp xếp, điều phối, triển khai những ý tưởng sáng tạo và ngắm nhìn nó một cách rõ ràng nhất. Cùng với thời gian làm nghề, các kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, kỹ năng thương thuyết… sẽ phát triển và đem cho bạn những giá trị vô hình nhưng rất ý nghĩa.
Còn nhiều cơ hội khác nữa mà nhất định phải tự mình trải nghiệm bạn sẽ tìm ra.
Trên đây là thông tin về Event Planner là gì? mà Khôi Nguyên Effect đã tổng hợp. Hy vọng qua nội dung trên các bạn sẽ hiểu rõ hơn về ngành nghề này.
Nếu quan tâm về các tin tức sự kiện khác và thuật ngữ khác thì các bạn hãy đón đọc bài viết mới nhất của chúng tôi nhé!
Ngoài ra bạn có thể tham khảo các thông tin khác của chúng tôi:
