Event là gì? Vai trò, công việc, điều kiện, tố chất của người làm Event

Event là gì

Event là gì? Việc tổ chức Event có khó không? Hiện nay có các loại hình Event nào? Event hay sự kiện không còn là một khái niệm xa lạ đối với chúng ta.

Bạn chắc hẳn đã thường nghe thấy thuật ngữ này trong cuộc sống hàng ngày hay trên các phương tiện truyền thông.

Vậy công việc của người làm Event sẽ như thế nào? Mức lương cho vị trí này ra sao? Sau đây hay cùng Khôi Nguyên Effect tìm hiểu chi tiết qua nội dung sau đây nhé!

Events là gì?

Event hay sự kiện là một hoạt động có sự tham gia của nhiều người. Sự kiện sẽ được diễn ra và tổ chức trong nhiều lĩnh vực như: văn hóa, xã hội, chính trị,… Đây là các hoạt động tập hợp một số lượng lớn khán giả, những người tham gia tại một thời điểm và địa điểm nhất định. Một số sự kiện quen thuộc như: Hội nghị khách hàng, hội thảo, chương trình ca nhạc, triển lãm, hội chợ,…

Các chương trình event được lên kế hoạch và tổ chức bởi các doanh nghiệp, tổ chức cụ thể hoặc công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tùy vào mục đích khác nhau mà sẽ có các hình thức tổ chức event khác nhau. Cụ thể, có thể chia các hình thức event thành các nhóm: event trong doanh nghiệp, event khách hàng, event phi lợi nhuận,…

Hiện nay, việc làm event luôn thu hút sự quan tâm, lựa chọn của đông đảo bạn trẻ. Đặc biệt, công việc này rất phù hợp với những bạn yêu thích làm việc thoải mái, năng động, thích tham gia các hoạt động xã hội, giải trí, nghệ thuật.

Theo đó, bạn có thể phân loại event theo các tiêu chí như:

  • Quy mô sự kiện: sự kiện nhỏ, sự kiện lớn
  • Không gian tổ chức: sự kiện ngoài trời, sự kiện trong nhà, sự kiện kết hợp, v.v.
  • Hình thức tổ chức: sự kiện online, sự kiện offline, v.v.
  • Mục đích: lễ cưới, sinh nhật, khai trương, giới thiệu sản phẩm mới, v.v.

Theo đó người làm Event sẽ là những người tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc event.

Event là gì

Các thuật ngữ khác về Event

Xung quanh chủ đề Event là gì thì cũng có nhiều định nghĩa mà các bạn nên nắm được. Event là từ du nhập nên các thuật ngữ liên quan đến sự kiện thường được dùng gồm:

  • Sự kiện (Event): Là một hoạt động được tổ chức hoặc xảy ra tại một thời điểm và địa điểm cụ thể có số lượng người tham gia lớn.
  • Tổ chức sự kiện (Event organization): Là quá trình lên kế hoạch và chuẩn bị cho sự kiện, bao gồm: lựa chọn địa điểm, thiết kế trang trí, xây dựng kế hoạch chương trình và quản lý các hoạt động trong sự kiện.
  • Đại lý tổ chức sự kiện (Event agency): Là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, bao gồm các khâu từ lập kế hoạch, thiết kế, sản xuất cho đến quản lý sự kiện.
  • Khách mời (Attendee): Là người tham dự sự kiện.
  • Đối tác (Partner): Là những tổ chức hoặc cá nhân hỗ trợ hoặc đồng hành với sự kiện, bao gồm nhà tài trợ, nhà sản xuất, đại lý và các nhà cung cấp dịch vụ.
  • Chương trình sự kiện (Event program): Là lịch trình chi tiết của sự kiện, bao gồm các hoạt động, diễn giả, thời gian và địa điểm.
  • Trình diễn (Performance): Là một phần của chương trình sự kiện, bao gồm các hoạt động biểu diễn ca nhạc, vũ đạo, hài kịch hoặc các chương trình nghệ thuật khác.
  • Triển lãm (Exhibition): Là sự kiện thường được tổ chức để giới thiệu sản phẩm, công nghệ hoặc dịch vụ mới cho công chúng hoặc các nhà kinh doanh.
  • Hội thảo (Conference): Là một sự kiện được tổ chức để thảo luận về các chủ đề chuyên môn hoặc chia sẻ kinh nghiệm.
  • Gala (Gala): Là một loại sự kiện chuyên nghiệp được tổ chức để tôn vinh các thành tựu.

Mục đích của việc tổ chức Event là gì?

Mỗi chương trình Event đều có những chủ đề riêng phù hợp với mục đích của đơn vị tổ chức sự kiện. Với doanh nghiệp, các chương trình event có ý nghĩa rất lớn giúp quảng bá hình ảnh của công ty và các dịch vụ sản phẩm mà công ty cung cấp đến các đối tác, khách hàng.

Ngoài ra, các sự kiện còn được tổ chức nhằm mục đích thay đổi góc nhìn của công chúng, khách hàng đối với thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp, đơn vị tổ chức. Như vậy có thể thấy, các sự kiện thành công có ý nghĩa rất lớn trong việc mở rộng khách hàng tiềm năng, tăng doanh thu và góp phần quảng bá thương hiệu sản phẩm, doanh nghiệp.

Hiện nay, các doanh nghiệp đều hiểu rõ tầm quan trọng của event. Do vậy, họ thường xuyên xuất hiện trong các vai trò như đơn vị tổ chức, đơn vị tài trợ… Đặc biệt với ngành Marketing, tổ chức Event là một chiến lược để truyền thông, quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả.

Event là gì

Các loại Event phổ biến hiện nay

Theo khái niệm sự kiện đã nêu trên thì sự kiện diễn ra dưới các hình thức khác nhau phụ thuộc vào đặc điểm của sự kiện đó.

Sự kiện theo truyền thống có bốn loại sự kiện sau đây:

  • Sự kiện giải trí: Đúng như tên gọi, những sự kiện này được tổ chức hoàn toàn để giải trí hoặc nhằm mục đích dành những giây phút giải trí. Có một số loại sự kiện giải trí như: Tiệc bể bơi; Sự kiện giải trí; Đêm nhạc; Bonfire…
  • Sự kiện văn hóa: Các sự kiện được tổ chức để tôn vinh di sản và truyền thống văn hóa được gọi là sự kiện văn hóa. Đây là những sự kiện có sự tham gia của cộng đồng cao. Các lễ hội và các dịp lễ tôn giáo được xếp vào các loại sự kiện văn hóa: Holi Moo; Lễ hội Goa; Hội chợ Diwali; Đêm Navratri…
  • Sự kiện tổ chức: Đây là những sự kiện có xu hướng được tổ chức tốt và có chương trình và lợi ích cụ thể mang tính thương mại, bán hàng, chính trị, v.v. Một nhóm người cụ thể từ một tổ chức cụ thể chủ yếu lên kế hoạch cho những loại sự kiện này để tạo ra nhận thức về các giá trị thương mại của họ dưới dạng hữu hình hoặc vô hình: Sự kiện chính trị; Phát hành sản phẩm; Sự kiện gây quỹ; Sự kiện công ty; Sự kiện giáo dục…
  • Sự kiện Cá nhân: Sự kiện được tổ chức ở mọi cấp độ cá nhân cho gia đình và bạn bè được gọi là sự kiện cá nhân. Những loại sự kiện này chủ yếu được tổ chức để kỷ niệm và trân trọng một dịp cá nhân với những người được biết đến. Vì vậy, hầu hết những người tham dự đều được mời hoặc một phần của nhóm đang tổ chức các loại sự kiện này: Tiệc sinh nhật; Sự kiện đám cưới; Đầy tháng em bé; Dịp kỉ niệm như kỷ niệm ngày cưới, kỷ niệm thành lập công ty…

Nhưng phải nói rằng tất cả các loại sự kiện nêu trên đều được phân loại trên cơ sở chủ đề và mục tiêu của sự kiện.

Nếu để tìm hiểu đi sâu về các hình thức của sự kiện thì các sự kiện có thể được phân loại sâu hơn dựa trên quy mô và bối cảnh.

Có rất nhiều sự kiện được tổ chức trên thế giới mà chúng có thể không coi là sự kiện. Những sự kiện này có mục đích cụ thể để được tổ chức bởi các tổ chức khác nhau.

Các loại sự kiện trên cơ sở mục đích:

  • Các sự kiện nhằm mục đích tiếp thị và bán hàng bao gồm: Triển lãm thương mại; Hoạt động; Các chương trình liên hệ với trường học; Kích hoạt…
  • Các sự kiện để bắt đầu hoặc nâng cao nhận thức: Khai trương; Từ thiện hoặc Gây quỹ; Phát hành sản phẩm; Các cuộc họp báo; Sự kiện để tăng năng suất; Gặp gỡ các đại lý; Gặp gỡ đối tác; Tĩnh tâm; Hội thảo.

Event là gì

Event được tổ chức như thế nào?

Thực tế thì mỗi đơn vị sẽ có một cách tổ chức Event khác nhau, cùng với đó chi phí cho sự kiện cũng sẽ khác nhau.

Sau đây Khôi Nguyên Effect sẽ tổng hợp quy trình chung của các đơn vị tổ chức Event thường làm:

Bước 1: Xác định mục đích sự kiện

Định nghĩa chung của sự kiện là một sự kiện tập hợp nhiều người. Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực, chẳng hạn như họp báo, sự kiện kinh doanh, sự kiện liên quan đến doanh nghiệp và sự kiện khách hàng.

Mỗi sự kiện có một mục đích và chủ đề khác nhau. Bước đầu tiên trong việc tổ chức sự kiện là công ty phải xác định rõ ràng mục tiêu chính của sự kiện và các yêu cầu cần thiết:

  • Loại hình và quy mô của sự kiện
  • Số lượng doanh nghiệp và đối tượng khách mời muốn gửi thông điệp gì đến công chúng?
  • Dự toán ngân sách bao nhiêu để tổ chức sự kiện?
  • Đề tài của sự kiện là gì?

Bước 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Xây dựng ý tưởng chính là tạo nền tảng cho sự kiện trong quá trình tổ chức sự kiện. Việc này đòi hỏi phải hiểu rõ sản phẩm, dịch vụ và mục đích của sự kiện.

Trong khía cạnh này, tổ chức cần xem xét nhanh các khái niệm và phân tích chúng. Sau đó chia thành các mảng nhỏ và chọn phương án phù hợp nhất. Để tạo ra một chương trình độc đáo, tổ chức phải sáng tạo.

Không nên trùng lặp ý tưởng giữa các sự kiện. Nó ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện, uy tín của nó và bộ mặt thương hiệu của công ty.

Bước 3: Phân chia nhân sự triển khai

Cách tốt nhất để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp là chia công việc thành các lĩnh vực chuyên sâu hơn, chẳng hạn như thiết kế (đồ họa, trình chiếu, sân khấu, thiệp mời,…), kế toán (quản lý thu chi, hợp đồng,…), kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,…), Nhân viên ở từng bộ phận đều phải được tuyển chọn kỹ lưỡng và đảm bảo họ phù hợp.

Sau khi thiết kế ý tưởng và quyết định cách tổ chức event, quý doanh nghiệp phải tìm một nơi phù hợp. Hợp đồng thuê chỗ và các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức sự kiện phải được hoàn thành ngay lập tức.

Event là gì

Sinh viên học gì để làm Event?

Học gì ra làm sự kiện? Theo đó, bạn có thể theo học một trong các ngành/chuyên ngành sau:

  • Ngành tổ chức sự kiện
  • Ngành quan hệ công chúng
  • Ngành marketing
  • Ngành đạo diễn sự kiện
  • Ngành quản lý nhà hàng và khách sạn
  • Ngành quản trị kinh doanh
  • v.v.

Quá trình tổ chức một sự kiện bao gồm nhiều bước và các công việc khác nhau, do đó, bạn có thể lựa chọn các vị trí phù hợp nhất với chuyên môn của mình.

Chẳng hạn, bạn tốt nghiệp ngành thiết kế đồ họa, bạn cũng có thể ứng tuyển vào vị trí design các ấn phẩm phục vụ cho sự kiện như mô tả sân khấu, backdrop, standee, v.v.

Yếu tố để trở thành người làm Event chuyên nghiệp

Sau đây là một vài yếu tố cần thế để bạn trở thành một người làm Event chuyên nghiệp:

Kiến thức

Để làm tốt vai trò của mình, ngoài việc am hiểu về sản phẩm dịch vụ cùng tâm lý khách hàng và kiến thức Marketing

Người làm event cần chuẩn bị cho mình một số kiến thức dưới đây:

  • Kiến thức về lập kế hoạch và tổ chức sự kiện: Bao gồm định vị, mục tiêu, thời gian, địa điểm, chương trình và các hoạt động khác liên quan đến sự kiện.
  • Kiến thức về các khía cạnh kỹ thuật của sự kiện: Bao gồm âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị, trang phục, vật liệu quảng cáo và các công nghệ mới nhất.
  • Kiến thức về quản lý ngân sách và dự trù kinh phí cho sự kiện.
  • Kiến thức về quản lý đội ngũ tổ chức sự kiện và các nhân viên hỗ trợ.

Do đó, các nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Truyền thông, tổ chức sự kiện, marketing và các ngành xã hội khác.

Về kỹ năng

Ngoài việc nắm vững các kiến thức về event là gì, nhân viên tổ chức sự kiện cần trau dồi cho mình các kỹ năng dưới đây để thành công trong nghề.

  • Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức sự kiện, bao gồm khả năng định vị, lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá sự kiện.
  • Kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc.
  • Kỹ năng giao tiếp và đàm phán với đối tác, nhà tài trợ, khách hàng và các thành viên trong đội ngũ tổ chức sự kiện.
  • Kỹ năng phân tích và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
  • Kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
  • Kỹ năng sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ tổ chức sự kiện, bao gồm các công cụ quản lý dự án, các phần mềm thiết kế và các nền tảng truyền thông xã hội.
  • Kỹ năng sáng tạo và khả năng tìm kiếm ý tưởng mới nhằm tạo ra các sự kiện độc đáo và thu hút người tham gia.

Các vị trí nghề nghiệp trong ngành tổ chức Event

Nhân viên Event là gì? Có những vị trí nghề nghiệp nào trong ngành tổ chức sự kiện?

Dưới đây là tổng hợp một số vị trí làm việc trong lĩnh vực tổ chức Event:

  • Đạo diễn sự kiện: Đạo diễn sự kiện là người có vị trí cao nhất, được chia ra phụ trách các mảng chuyên môn riêng, chẳng hạn như đạo diễn sân khấu, đạo diễn hình ảnh, đạo diễn âm thanh, v.v.
  • Event planner: Event planner là người tổ chức và quản lý mọi khía cạnh của một sự kiện, bao gồm việc lên concept và theme cho sự kiện, lập kế hoạch ngân sách, tìm địa điểm, liên lạc với nhà cung cấp, báo cáo sau sự kiện, v.v.
  • Điều phối viên sự kiện: Điều phối viên sự kiện hay nhân viên chạy sự kiện là người tham gia trực tiếp vào quá trình vận hành và điều phối sự kiện. Các khu vực có sự tham gia của điều phối viên có thể kể tới như: khu vực điều khiển âm thanh, khu vực check in, khu vực cánh gà, v.v. Vai trò của điều phối viên rất quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hạn chế tối đa những phát sinh không đáng có.
  • Designer 2D & 3D: Họ có nhiệm vụ thiết kế các ấn phẩm phục vụ trong sự kiện như backdrop, banner, standee, v.v.
  • Người phụ trách âm thanh & ánh sáng: Âm thanh và ánh sáng là hai yếu tố rất quan trọng và ảnh hưởng lớn đến sự thành công của sự kiện. Do đó, các vị trí việc làm trong ngành tổ chức sự kiện không thể không nhắc tới người phụ trách âm thanh, ánh sáng. Họ có nhiệm vụ set up, điều phối âm thanh và ánh sáng trong thời gian diễn ra sự kiện.
  • Copywriter: Copywriter là người chịu trách nhiệm về nội dung của sự kiện và trên các ấn phẩm truyền thông liên quan.
  • Nhân viên kinh doanh: Họ là người tìm kiếm khách hàng, tư vấn dịch vụ tổ chức sự kiện, chốt hợp đồng, và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng. Bên cạnh đó, nhân viên kinh doanh cũng có thể là cầu nối giữa agency với khách hàng trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Công việc của một người làm Event chuyên nghiệp

Các công việc của nhân sự tổ chức Event chuyên nghiệp có thể kể tới như:

Lập kế hoạch

Những người làm event trước khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào cũng phải tiến hành lên kế hoạch. Cụ thể, họ phải xác định tất cả các vấn đề liên quan đến sự kiện, bao gồm ý tưởng, chủ đề, thông điệp, khách tham dự, kinh phí, kịch bản, đơn vị hỗ trợ…

Kế hoạch này chính là cơ sở để lãnh đạo và khách hàng xem xét, góp ý chỉnh sửa. Từ đó bản kế hoạch càng hoàn thiện và thống nhất phương án cuối cùng trước khi đi vào triển khai tổ chức.

Gặp gỡ, đàm phán với đối tác, nhà tài trợ

Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ tiến hành gặp gỡ đối tác, nhà tài trợ đề trao đổi về sự kiện. Muốn nhận được cơ hội hợp tác và tài trợ, nhân viên tổ chức sự kiện phải cho họ thấy được ý nghĩa, sức lan tỏa của chương trình mà bạn sẽ tổ chức.

Khi nhận được sự đồng ý hợp tác và tài trợ, nhân viên sự kiện sẽ tiến hành đàm phán để thống nhất cách thức tài trợ và quyền lợi của các bên.

Dự trù kinh phí

Các chương trình sự kiện thường có rất nhiều hạng mục khác nhau bao gồm giá thuê địa điểm, vật tư, thiết bị, trang trí… Do vậy, việc dự trù kinh phí vô cùng quan trọng để kế hoạch nhân viên tổ chức event có thể chuẩn bị sự kiện được chu đáo.

Việc dự trù kinh phí cũng là cơ sở để cân chỉnh tài chính sao cho không bị vượt quá kinh phí tổ chức sự kiện.

Xác định đối tượng khách mời

Tùy vào quy mô và mục đích của mỗi sự kiện mà số lượng và thành phần khách mời sẽ có những đặc thù riêng. Do vậy, người làm event sẽ phải xác định lại đối tượng khách mời của sự kiện.

Đồng thời, làm việc lại với lãnh đạo để rà soát lại thành phần khách mời tránh trường hợp bỏ sót những khách mời quan trọng.

Xây dựng kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình là cơ sở để sự kiện được diễn ra theo đúng lộ trình và kế hoạch. Người làm event chuyên nghiệp sẽ phải xây dựng được một kịch bản chi tiết bao gồm các nội dung, thời gian, nhiệm vụ được phân công, các lưu ý khác…

Kịch bản cũng là cơ sở để MC hoặc người điều phối sự kiện nắm được các nội dung xuyên suốt chương trình. Thông quan kịch bản chương trình, mỗi bộ phận sẽ chủ động thực hiện công việc của mình theo kịch bản chương trình đã đề ra.

Phân công công việc

Vì khối lượng công việc cho mỗi sự kiện thường rất nhiều hạng mục, vì vậy người tổ chức sự kiện cần phân công công việc cụ thể. Việc phân công công việc sẽ giúp mỗi người ý thức được công việc và trách nhiệm của mình, đồng thời cũng là cơ sở để theo dõi tiến độ chuẩn bị và tổ chức sự kiện.

Sự kiện muốn thành công càng đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng và liên tục trao đổi để kịp thời giải quyết các sự cố xảy ra.

Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chính là thời điểm chương trình được diễn ra. Hẳn lúc này những người trong ban tổ chức sự kiện đều rất hồi hộp. Tuy nhiên, nếu khâu chuẩn bị tốt thì khi sự kiện sẽ được diễn ra sẽ suôn sẻ và ít áp lực hơn rất nhiều.

Lúc này nhân viên tổ chức sự kiện sẽ là người giám sát và điều phối toàn bộ các hoạt động diễn ra trong chương trình với vai trò ban tổ chức. Đồng thời họ cũng là người đứng ra để giải quyết các sự cố xảy ra trong sự kiện, sao cho đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công.

Thu nhập của người làm Event là bao nhiêu?

Mức lương của nhân viên event phụ thuộc vào vị trí và kinh nghiệm mà bạn đang thực hiện.

  • Tại Việt Nam, những tân binh trong lĩnh vực tổ chức có mức lương khởi điểm 4 – 6 triệu / tháng. Sau khi có kinh nghiệm mức lương của bạn sẽ tăng lên 8 – 10 triệu/tháng, thậm chí có thể lên tới 20 triệu.
  • Nhân viên tổ chức sự kiện có thể tạo thêm thu nhập bằng cách nhận tiền làm thêm giờ, hoa hồng và phụ cấp hàng ngày cho mỗi sự kiện riêng lẻ.

Khi bạn đã có kinh nghiệm, thương hiệu của bạn có thể nhận tư vấn hoặc tổ chức sự kiện để giúp tăng  thu nhập. Nếu bạn là người hoạt động lâu năm trong nghề, biết cách xây dựng các mối quan hệ, liên hệ với các đơn vị thực hiện sẽ có hội thăng tiến trong ngành.

Trên đây là thông tin về Event là gìKhôi Nguyên Effect đã tổng hợp. Hy vọng qua nội dung trên bạn sẽ hiểu hơn về vị trí và công việc của ngành nghề này!

Ngoài ra bạn có thể tham khảo các thông tin khác của chúng tôi:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *