Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò, mục đích và quy trình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì

Sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện bao gồm các hoạt động nào? Để trở thành chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì cần có kỹ năng, tốt chất gì? Ngành nghề tổ chức sự kiện hiện còn tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì thế mà có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm và công việc của lĩnh vực này

Vậy sau đây hãy cùng Khôi Nguyên Effect tìm hiểu chi tiết về sự kiện và các công việc của người tổ chức sự kiện phải làm nhé!

Mục Lục

Sự kiện là gì?

Sự kiện (Event) là một hoạt động được diễn ra trong một thời gian nhất định và mục đích rõ ràng quy tụ một số lượng lớn người tham gia vào thời điểm, địa điểm nhất định. Sự kiện có thể được tổ chức bởi cá nhân hoặc một tập thể và có thể diễn ra trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,…

Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…

Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing cho các doanh nghiệp như: hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương, …

Hoặc có thể hiểu sự kiện là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…

Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.

Tổ chức sự kiện là gì

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (Event Organization) là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Đây là việc tập hợp và quản lý các yếu tố cần thiết để tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh… Từ đó, nhằm truyền đạt thông điệp truyền thông mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có liên quan sẽ thực hiện theo kế hoạch, theo dõi và hoàn thành các phần để đảm bảo ra sự kiện được diễn ra suôn sẻ và đúng yêu cầu đã được thống nhất trước.

Sự kiện gồm những loại hình nào?

Trong thực thế thì sự kiện được chia ra rất nhiều loại hình và mục đích khách nhau, cùng với đó người tổ chức sự kiện cũng sẽ có kế hoạch và đầu mục triển khai công việc tương ứng

Sau đây là các loại hình sự kiện phổ biến hiện nay:

  1. Press release: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí
  2. Activation Event (Product Launch Event): Event tung sản phẩm
  3. Event show: trình diễn
  4. Shopper Event: sự kiện tại điểm bán hàng
  5. Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
  6. Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
  7. Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
  8. Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
  9. Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
  10. Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
  11. Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
  12. Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…
  13. Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
  14. Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
  15. Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
  16. Workshops: Bán hàng
  17. Conferences: Là các buổi Hội thảo
  18. Conventions: Là các buổi Hội nghị
  19. Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
  20. Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
  21. Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
  22. Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
  23. Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Tổ chức sự kiện có vai trò thế nào?

Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu. Các hoạt động của sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, Marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu của doanh nghiệp. Đôi khi tổ chức sự kiện sẽ nhằm mục đích bán hàng hoặc hội họp, lễ kỷ niệm, tân niên, gala dinner.

Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm dịch vụ. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

Doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu của sản phẩm dịch vụ của mình. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng.

Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

Tổ chức sự kiện là gì

Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó.

Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

  • Gửi gắm được những thông điệp của doanh nghiệp đến với đối tượng mục tiêu. Song song đó chính là hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
  • Một sự kiện tốt sẽ giúp nâng cao giá trị và tầm nhận thức của công chúng về thương hiệu của các công ty.
  • Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông ngoài và trong sự kiện nhằm chạm đến cảm xúc của người tham gia sự kiện và khách hàng của các công ty.
  • Tăng sự kết nối khách hàng với sản phẩm dịch vụ của các doanh nghiệp, từ đó có thể nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh.

Tùy vào việc lên ý tưởng, sáng tạo, lên kế hoạch, lựa chọn phương án thực hiện và khả năng thực thi của các đơn vị tổ chức sẽ có những mục tiêu và loại hình sự kiện khác nhau.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

Tổ chức sự kiện là gì

Quy trình tổ chức sự kiện

Công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết.

Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.

Một quy trình tổ chức sự kiện “CHUẨN” bao gồm những nội dung sau:

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

  • Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
  • Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
  • Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
  • Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
  • Xúc tiến và quảng bá sự kiện

Giai đoạn thực hiện sự kiện

  • Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
  • Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
  • Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
  • Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
  • Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
  • Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện

  • Xúc tiến và quảng bá sự kiện
  • Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
  • Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
  • Chăm sóc khách hàng

Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …

Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.

Tổ chức sự kiện là gì

Ai là người tham gia sự kiện?

Là các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:

  • Nhà đầu tư sự kiện, các nhà tài trợ sự kiện.
  • Nhà tổ chức sự kiện.
  • Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện như cung cấp dịch vụ, cung cấp hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê,…
  • Khách mời tham gia sự kiện.
  • Khách vãng lai tham dự sự kiện
  • Chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra.

Ngành tổ chức sự kiện phát triển ở lĩnh vực nào?

Hầu hết những lĩnh vực hoạt động trên thị trường hiện nay như thể thao – giải trí, thương mại – kinh doanh cho đến những chiến dịch công tác xã hội đều cần đến sự trợ giúp của khâu tổ chức sự kiện để tiến hành thực hiện các buổi triển lãm, họp báo, hội thảo,…

Tổ chức sự kiện dần được xem là nhóm ngành nghề phát triển ở nhiều quốc gia nên được giảng dạy rất chi tiết với hệ thống lý luận và kiến thức chuyên môn chuyên nghiệp.

Những hoạt động thường có liên quan và cần đến tổ chức sự kiện bao gồm:

  • Hội chợ triển lãm, thương mại.
  • Những buổi hội thảo họp mặt, hội nghị giao lưu, bàn bạc chuyên đề.
  • Những đêm hòa nhạc, lễ hội, các buổi trình diễn âm nhạc.
  • Những sự kiện mang nhằm gây quỹ từ thiện hoặc mang mục đích giải trí.
  • Sự kiện văn hóa, sự kiện thể thao hoặc sự kiện của Đảng và Nhà nước.
  • Sự kiện giới thiệu – ra mắt – quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
  • Những sự kiện liên quan đến hình ảnh của doanh nghiệp, xúc tiến thương mại hay các chương trình khuyến mãi…

Tổ chức sự kiện là gì

Lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công

Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được.

Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Việc đầu tiên ngay sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện, bạn cần phải đi tìm được ngay một địa điểm ưng ý để tổ chức. Tốt nhất bạn nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị tranh mất chỗ “đột ngột”.

Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả

Thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết như: Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.

Nếu có thể, bạn cũng nên gửi một thư mời cho phép người tham dự có thể gợi ý về nội dung chương trình trong sự kiện của bạn.

Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó

Một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có deadline cụ thể, là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.

Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ

Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ, khoa học vào một file Excel để có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.

Các thông tin về người tham dự sự kện thực sự cần thiết khi tạo bảng tên, thẻ địa điểm khi chuẩn bị sự kiện hay thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc.

Ngoài ra, việc quản lý thông tin khách mời bằng fele Excel còn có thể giúp bạn tránh được lỗi trùng lặp, trồng chéo thông tin,… giữa các sự kiện.

Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất

Những chi tiết nhỏ đôi khi lại ảnh hưởng đến kết quả lớn. Nếu vô tình không để ý mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với một ngày lễ tôn giáo thì hãy chú ý kỹ tới giới hạn trong thực đơn nhé.

Lập kế hoạch B cho mọi tình huống

Sự kiện có thể đổ bể nếu bạn không có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế bạn luôn phải có một kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra, và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.

Nếu như trời chuẩn bị mưa thì bạn cân nhắc sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.

Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp

Khách mời tham dự sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ một vấn đề khẩn cấp nào.

Vì thế những vật dụng tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,… sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.

Theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công

Luôn nhớ giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện.  Hãy gọi điện cho họ 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham dự của khách hàng.

Bạn hãy gửi thư cảm ơn tới những người tới tham dự chương trình sau khi sự kiện kết thúc. Nếu có thể, hãy gửi kèm trong thư một vài tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng.

Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện

Để đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, thì ekip thực hiện cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Vì thế, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera,.. là những vật dụng không thể thiếu.

Hãy lên một danh sách thiết bị và có kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị vào đúng vị trí, cũng như đảm bảo chúng luôn hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện.

Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

Sẽ vô cùng tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng giá hoặc định giá thêm với các đơn vị phân phối thực phẩm, công ty trang trí,… Bởi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch, do đó những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.

Tổ chức sự kiện là gì

Trở thành chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thế nào?

Các chuyên gia thường ví von người làm tổ chức sự kiện như một nghệ nhân ghép hình. Sự sáng tạo, tính cẩn trọng, tỉ mỉ, hòa nhã, … là những phác họa cơ bản nhất về một chuyên viên tổ chức sự kiện yêu cầu cần phải có.

Yêu cầu về tố chất

Với các nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì cần yêu cầu về con người như:

  • Khả năng sáng tạo luôn là ưu tiên hàng đầu mà một người làm tổ chức sự kiện cần phải có. Bởi, bất cứ một sự kiện nào tổ chức ấn tượng, sang tạo đều có sức hút đặc biệt đối với công chúng.
  • Người làm tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi phải có tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề và công việc mà máy móc khó có thể thay thế con người.
  • Tính tổ chức cao đòi hỏi người làm tổ chức sự kiện phải có khả năng làm việc nhóm, phối hợp công việc giữa các bộ phạn nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện.
  • Người làm sự kiện luôn phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn, bởi họ vừa phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ, lại vừa đòi hỏi sự năng động sáng tạo.
  • Do đặc tính nghề nghiệp dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau mà đòi hỏi luôn phải có thái độ vui vẻ và chuẩn mực trong công việc.

Các yêu cầu khác

Người chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi cần phải hội tụ đầy đủ 4 yếu tố: kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ.

Về kiến thức

  • Có sự hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu/nhãn hiệu
  • Có hiểu biết về khách hàng mục tiêu của sự kiện
  • Có kiến thức xã hội

Về kỹ năng

  • Kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện
  • Kỹ năng triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả sự kiện.

Về khả năng

  • Khả năng sáng tạo
  • Khả năng quan sát chi tiết cao
  • Có khả năng đi xa
  • Khả năng xử lý tính huống

Về thái độ

  • Lăn xả, nhiệt tình, không ngại khó khăn
  • Chịu Làm việc với áp lực cao từ nhiều phía (công ty, khách hàng, đối tác)
  • Cầu tiến, biết lắng nghe
  • Học cách nói chuyện với tất cả mọi người, xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người

Tóm lại một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải hội tụ được tất cả các yếu tố sáng tạo, khả năng làm việc với cường độ, áp lực cao, khả năng làm việc nhóm, khả năng viết kế hoạch, triển khai kế hoạch, thái độ nhiệt tình, cầu tiến, hòa đồng,….

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện

Hiện tại, nguồn nhân lực thuộc nhóm ngành tổ chức sự kiện rất được săn đón trên thị trường việc làm. Các công ty, doanh nghiệp không ngần ngại “chi mạnh tay” để tìm được những nhân viên tổ chức sự kiện tài năng để phục vụ cho mục đích quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp.

Vì thế, mức lương của nhóm ngành này cũng nằm ở “hàng top” và có thể có sự tăng trưởng mạnh dựa trên hiệu quả công việc mang lại.

  • Cụ thể, một nhân viên tổ chức sự kiện có thể nhận được mức lương trung bình 9.000.000 VNĐ/tháng.
  • Với các nhân sự có kinh nghiêm từ 1 năm trở lên thì nhu nhập có thể lên tới 20.000.000 VNĐ/tháng.

Con số này còn có thể gia tăng tùy theo năng lực làm việc cũng như số dự án nhận được trong một tháng. Để tìm hiểu chi tiết và kỹ càng hơn về mức lương của nhóm ngành này, bạn có thể truy cập vào nhiều trang thông tin để tham khảo

Tại sao doanh nghiệp nên tìm đến công ty chuyên tổ chức sự kiện

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn từ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch, kịch bản nội dung cho đến quy trình tổ chức cũng như điều hành sự kiện,… Vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có kỹ năng chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành để tư vấn cho sự kiện của bạn.

Quy trình tổ chức sự kiện luôn được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình. Từ đó, đảm bảo cho sự kiện luôn được diễn ra theo đúng kế hoạch và kịch bản.

Giảm áp lực, tiết kiệm thời gian cho đơn vị tổ chức

Với doanh nghiệp thì công việc luôn rất bận rộn và áp lực. Việc bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị cho việc tự tổ chức sự kiện là một điều rất mệt mỏi. Và không thể tập trung làm tốt được.

Tiết kiệm sức lực và công việc hơn khi giao lại cho các công ty sự kiện. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu, thông tin và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại sẽ được họ thực hiện.

Tiết kiệm chi phí

Sự thật là hợp tác với các công ty sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự mình tổ chức. Bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành, tìm được các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi và kỹ năng tốt cho khâu tổ chức sự kiện bạn.

Họ cũng có đầy đủ kho thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu, nhân sự có chuyên môn hóa cao,… giúp tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện.

Quảng bá hình ảnh

Các công ty tổ chức sự kiện còn có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng dựa trên các phương tiện truyền thông, xã hội. Vì họ có những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.

Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời

Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương án để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kịch bản định sẵn và hoàn hảo nhất.

Tiêu chí chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Khi chọn một công ty tổ chức sự kiện, cần xem xét các tiêu chí sau để đảm bảo sự thành công của sự kiện:

  • Có nhiều năm kinh nghiệm với năng lực chuyên môn cao
  • Đạt được sự uy tín và đánh giá cao trong ngành
  • Dịch vụ xứng tầm với mức chi phí hợp lý
  • Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ đảm bảo sự kiện thành công

Đó là các yếu tố cơ bản; ngoài ra, với mỗi nhu cầu tổ chức sự kiện khác nhau, cũng sẽ có tiêu chí chọn của từng doanh nghiệp; vì thế vai trò, khả năng sáng tạo, kịch bản hay, năng lực chuyên môn là các yếu tố vô cùng quan trọng để giúp chọn lựa đơn vị tổ chức sự kiện tốt hơn đảm bảo sự kiện thành công.

Trên đây là thông tin về tổ chức sự kiện là gìKhôi Nguyên Effect đã tổng hợp. Hy vọng qua nội dung trên bạn sẽ hiểu hơn về công việc và trách nhiệm của ngành nghề này!

Ngoài ra bạn có thể tham khảo các thông tin khác của chúng tôi:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *