Tin Tức
Event Coordinator là gì? Các công việc của điều phối viên sự kiện
Th12
Event coordinator là gì? Để tổ chức một sự kiện thành công thì không chỉ cần nỗ lực của một cá nhân, một tổ chức mà cần sự phối hợp của rất nhiều người bao gồm cả ban tổ chức sự kiện, nhà cung cấp … và người đứng ra điều phối tất cả các việc đó sẽ giữ vai trò quan trọng nhất!
Vậy người này sẽ có nhiệm vụ là gì? Trách nhiệm ra sao? Cùng Khôi Nguyên Effect tìm hiểu chi tiết qua nội dung sau nhé!
Event Coordinator là gì?
Event Coordinator là người điều phối sự kiện hay còn gọi là điều phối viên, nhiệm vụ là quản lý và phối hợp với các bộ phận khác trong các nhà hàng, khách sạn để hoàn thành công việc chung một cách tốt nhất. Hiện nay, tại các nhà hàng, khách sạn, coordinator được chia thành nhiều vị trí cụ thể, giữ vai trò và nhiệm vụ quan trọng khác nhau.
Event coordinator (hay còn gọi là Điều phối viên tổ chức sự kiện) là người quản lý chung tất cả công việc trong một sự kiện kể cả việc quản lý các nhà cung ứng.
Event Coordinator làm việc ở đâu?
Thường các điều phối viên tổ chức sự kiện (Event Coordinator) làm việc như một freelancer hay một vài người làm việc như nhân viên chính thức của một tổ chức hay công ty, và những người khác thì làm việc như những cố vấn cho chương trình.
Tất cả các loại sự kiện từ đơn giản như đám cưới, chuyến đi team building cho công ty hay phức tạp như sự kiện ca nhạc tầm cỡ quốc gia … đều cần đến sự tham gia của người điều phối viên tổ chức sự kiện.
Event Coordinator có trách nhiệm thế nào?
Điều phối viên tổ chức sự kiện quản lý tất cả các khía cạnh của sự kiện từ tính toán và chuẩn bị kinh phí cho sự kiện đã đề xuất, lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp, sắp xếp thời gian của sự kiện cho đến lựa chọn loa và các phương tiện giải trí, lựa chọn nhà cung cấp thiết bị và sắp xếp chỗ ở cho những người tham dự và khách mời của sự kiện.
Event Coordinator làm gì trong quy trình Marketing
Một trong những nhiệm vụ chính trong việc marketing của điều phối viên tổ chức sự kiện là sản xuất và phân phối các tài liệu marketing như thư mời, thông báo quảng cáo và tờ rơi cũng như sắp xếp phương tiện vận chuyển.
Không chỉ việc sắp xếp mà còn set up sự kiện và tổ chức việc set up cũng là những phần rất quan trọng mà người điều phối viên tổ chức sự kiện cần thực hiện trong quy trình marketing.
Event Coordinator cần có yêu cầu gì?
Điều phối viên tổ chức sự kiện (Event Coordinator) tốt nhất nên có bằng cử nhân trong các ngành marketing, quan hệ công chúng, kinh doanh, truyền thông hay quản trị khách sạn.
Theo mô tả công việc của điều phối viên sự kiện thì kỹ năng cần thiết là những kỹ năng rất thực tế để tương tác với nhiều người như khách hàng, nhà cung cấp, cấp quản lý và khách dự sự kiện.
Khả năng làm việc dưới áp lực cao và khả năng làm việc theo những deadline nghiêm ngặt có thể tạo nên nhiều cơ hội nghề nghiệp cho người điều phối sự kiện trong tương lai.
Nghề điều phối sự kiện không phải là một công việc dễ dàng và nhẹ nhàng, công việc này yêu cầu khả năng chịu được áp lực cao cũng như khả năng làm việc dưới cường độ cao để theo được những deadline rất sát và dày đặc.
Tuy nhiên, đây là một nghề năng động và phần nào cũng thường xuyên mang lại những cảm giác thú vị cho người thực hiện sau khi tổ chức một sự kiện thành công.
Công việc phổ biến của Coordinator là gì?
Hiện nay có 3 vị trí quan trọng trong ngành này có thể kể tới là: Event Coordinator, Sales Coordinator, F&B Coordinator.
Event Coordinator
Đây là vị trí dành cho điều phối viên tổ chức sự kiện. Mọi sự kiện trong nhà hàng, khách sạn trước khi diễn ra đều được thông qua Event Coordinator.
Nhiệm vụ chính gồm các công việc:
- Đưa ra ý tưởng, lập kế hoạch, set up triển khai tổ chức sự kiện
- Phụ trách những hoạt động nội bộ như tổ chức team building
- Phụ trách các sự kiện được triển khai từ bộ phận sale, marketing
- Đảm nhiệm và chịu trách nhiệm sản xuất và phân phối thư mời, poster, banner…
- Chịu trách nhiệm chính về các vấn đề phát sinh trong quá trình sự kiện diễn ra.
F&B Coordinator (Food and Beverage Coordinator)
Đây là vị trí dành cho người hỗ trợ giám đốc bộ phận ẩm thực hay còn gọi là thư ký cho giám đốc. Công việc chính là hỗ trợ giải quyết các công việc liên quan đến ẩm thực trong nhà hàng khách sạn.
Chi tiết của công việc này như sau:
- Thực hiện các công việc hành chính hỗ trợ giám đốc F&B Manager như tạo lập hồ sơ, tổ chức vận hành hoạt động của các bộ phận khác
- Theo dõi và giám sát kế hoạch của bộ phận F&B, giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng, ý kiến khách hàng, các chương trình ưu đãi…
- Truyền đạt các báo cáo, thông tin một cách chính xác từ các bộ phận quản lý đến giám đốc và ngược lại.
- Check hộp thư điện tử, theo dõi và xử lý các cuộc gọi đến và đi từ văn phòng F&B.
- Đảm bảo hồ sơ thực phẩm được quản lý theo đúng tiêu chuẩn.
- Đóng góp ý kiến về menu mới, chỉnh sửa menu hàng ngày, menu dành cho các sự kiện đặc biệt.
- Phối hợp với bộ phận tài chính làm báo cáo về ngân sách và dự báo thu chi theo tháng, quý, năm.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của giám đốc F&B Manager.
Sales Coordinator
Đây là vị trí của người điều phối các lĩnh vực kinh doanh cho nhà hàng khách sạn. Một số công việc của bộ phận này như sau:
- Khai thác nhu cầu thị trường, khách hàng và tiếp cận với khách hàng tiềm năng
- Mở rộng mối quan hệ kinh doanh, góp phần phát triển công ty
- Lưu trữ, quản lý hồ sơ thông tin khách hàng
- Giải đáp thắc mắc, lấy ý kiến góp ý của khách hàng
- Sắp xếp các cuộc họp, quản lý cuộc hẹn hàng ngày của trưởng bộ phận sale & marketing
- Thực hiện các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó
Làm Event Coordinator có khó không?
Làm Event Coordinator không hề khó khi bạn đam mê và dành thời gian vì công việc. Đam mê là yếu tố đầu tiên.
Nhưng đam mê đó có đủ để bạn kiên trì theo đuổi nghề này như một mục tiêu dài hạn trong cuộc sống của mình, có thôi thúc bạn không ngừng phát triển bản thân để nâng cao chất lượng công việc hay không thì nhất định không thể trả lời được ngay.
Yếu tố thời gian cũng là một yêu cầu khá khó khăn của nghề này. Làm việc 3 ngày liên tục không nghỉ cho một tiệc cưới hay thức khuya để làm việc với các khách hàng quá bận rộn vào ban ngày, không có khái niệm ngày nghỉ khi một loạt event sắp diễn ra…
Nếu không phải người kiểm soát tốt công việc và tiến độ, rất có thể bạn sẽ cảm thấy bị overload và không có thời gian chăm sóc bản thân.
Event Coordinator là nghề đòi hỏi cao về chất lượng của công việc với tất cả các hạng mục triển khai. Chỉ cần một trong những mắt xích bị hỏng thì cũng dễ dàng kéo theo sự thất bại của cả một sự kiện.
Bạn có thể hình dung qua một việc tưởng là nhỏ như thề này: Bạn đặt bánh cưới cho khách hàng và không thỏa thuận rõ về giờ giao bánh, khi bánh giao muộn, người trang trí hoa tươi lên bánh bị muộn và rất có thể sẽ kéo theo cả chương trình bắt đầu muộn. Sự chính xác về tiến độ, độ an toàn, chất lượng công việc là những yêu cầu gắt gao nhất của nghề Event.
Kỹ năng Event Coordinator cần là gì?
Để trở thành một điều phối viên sự kiện chuyên nghiệp, thành công ngoài bằng cấp, chứng chỉ, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm trong nghề thì cần có các kỹ năng hỗ trợ theo sau, đó là:
- Kỹ năng về tin học văn phòng: Word, excel, powerpoint, outlook… để xử lý tài liệu, hồ sơ liên quan đến yêu cầu công việc.
- Kỹ năng tiếng anh: đây là kỹ năng quan trọng bởi vì tính chất công việc ngành này phải tiếp xúc nhiều đối tác khách hàng là người nước ngoài. Ngoài tiếng anh, các bạn cần trau dồi thêm nhiều ngoại ngữ như Trung, Hàn, Đức…
- Kỹ năng điều phối công việc: Đây là kỹ năng bắt buộc phải có của một F&B Coordinator nhằm để điều phối tốt công việc giữa các bộ phận trong nhà hàng khách sạn, đảm bảo vận hành công việc suôn sẻ.
- Kỹ năng giao tiếp linh hoạt: Do tính chất công việc thường xuyên trao đổi, kết nối nhiều người ở các bộ phận nên giao tiếp tốt, linh hoạt giúp cho việc truyền đạt thông tin được chính xác, thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Kỹ năng này giúp Coordinator dễ dàng phối hợp với các bộ phận để hoàn thành công việc nhanh hơn.
Ngoài các kỹ năng trên, Event Coordinator cần có các kỹ năng sau để hoàn thiện bản thân, nâng cao hiệu quả làm việc:
- Khả năng làm việc dưới áp lực và khối lượng lớn công việc
- Tư duy, sáng tạo để làm đa dạng menu đồ ăn, thức uống
- Tính chu đáo, cẩn trọng, chăm chỉ
- Thái độ làm việc vui vẻ, hòa đồng
Cơ hội nghề nghiệp của Event Coordinator là gì?
Được tiếp xúc, có mối quan hệ với nhiều người, nhiều tầng lớp trong xã hội dường như là cơ hội không phải nghề nghiệp nào cũng mang lại cho bạn như Event Coordinator.
Với nghề tổ chức tiệc cưới, bạn được tự tay sắp xếp, điều phối, triển khai những ý tưởng sáng tạo và ngắm nhìn nó một cách rõ ràng nhất.
Cùng với thời gian làm nghề, các kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, kỹ năng thương thuyết… sẽ phát triển và đem cho bạn những giá trị vô hình nhưng rất ý nghĩa.
Còn nhiều cơ hội khác nữa mà nhất định phải tự mình trải nghiệm bạn sẽ tìm ra.
Trên đây là thông tin về Event Coordinator là gì mà Khôi Nguyên Effect đã tổng hợp. Hy vọng qua nội dung trên bạn sẽ hiểu hơn về vị trí và công việc của ngành nghề này!
Ngoài ra bạn có thể tham khảo các thông tin khác của chúng tôi:
