Tin Tức
Hội thảo là gì? Hội nghị là gì? Ý nghĩa và sự khác nhau 2 hình thức này
Th12
Hội thảo là gì? Hội nghị là gì? Sự khác nhau giữ hội nghị và hội thảo thế nào? Luật pháp quy định việc xin tổ chức ra sao? Hội nghị và hội thảo là những sự kiện khá quen thuộc với chúng ta hiện nay.
Vậy hãy cùng Khôi Nguyên Effect tìm hiểu chi tiết các thông tin về ý nghĩa và quy định khi tổ chức 2 loại hình này nhé!
Hội thảo là gì?
Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm. Các hội thảo phổ biến nhất dựa trên các ngành công nghiệp, nghề nghiệp, và người hâm mộ chung.
Hội chợ thương mại thường tập trung vào một ngành công nghiệp hoặc ngành công nghiệp phân khúc đặc biệt, và có các diễn giả phát biểu quan trọng, trình bày các nhà cung cấp, các thông tin khác và các hoạt động quan tâm đến những người tổ chức sự kiện và tham dự.
Hội thảo chuyên ngành tập trung vào các vấn đề liên quan đến chuyên ngành và các tiến bộ trong chuyên ngành đó. Các hội thảo như thế thường được các hiệp hội chuyên về quảng bá các chủ đề trên tổ chức. Hội thảo người hâm mộ thường có các màn hình, chương trình, và bán hàng dựa trên văn hóa âm nhạc và những người khách nổi tiếng tham gia.
Hội thảo khoa học viễn tưởng có bản chất của cả hai hội thảo chuyên ngành và hội thảo người hâm mộ theo truyền thống, với sự cân bằng tùy theo từng trường hợp cụ thể. Hội thảo cũng được tổ chức để thu hút người với nhiều sở thích khác nhau, chẳng hạn như hội thảo trò chơi hoặc hội thảo về các mô hình đường sắt.
Các chương trình hội thảo phổ biến thường xuyên tổ chức là:
- Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Hội thảo sẽ mời những khách mời đến để chia sẻ cùng trao đổi kinh nghiệm, công việc của họ để từ đó mỗi thành viên tham dự hội thảo sẽ tự rút ra được những bài học phục vụ cho cuộc sống, công việc của chính bản thân họ.
- Hội thảo giới thiệu sản phẩm: Đến với hội thảo này những khách mời sẽ được tiếp cận và tìm hiểu một cách chi tiết các sản phẩm mà mà họ quan tâm. Đây cũng là một hình thức Marketing sản phẩm.
- Hội thảo chuyên ngành: Hội thảo này dành cho những chuyên gia và các thành viên trong cụ thể một lĩnh vực nào đó.
Hội nghị là gì?
Hội nghị được coi như là một cuộc họp được tổ chức với quy mô lớn hoành tráng. Tổ chức hội nghị để bàn bạc về những vấn đề lớn, có tổ chức, có chủ đề cụ thể nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của tổ chức, doanh nghiệp.
Sau khi đánh giá được những ưu điểm và nhược điểm đó các thành viên trong hội nghị sẽ đưa ra ý kiến và rút kinh nghiệm cho tổ chức, doanh nghiệp hoàn thiện và phát triển hơn.
Các chương trình hội nghị phổ biến:
- Hợp tác đầu tư và phát triển: Tại hội nghị này các dự án sẽ được trình bày nhằm thu hút các nhà đầu tư. Đấy cũng là một chương trình nhằm thúc đẩy sự phát triển của mỗi công ty
- Tổng kết cuối năm: Cuối năm là thời điểm mà các tổ chức, doanh nghiệp nhìn lại cả một quá trình vừa qua của công ty. Nêu ra những vấn đề còn tồn đọng để sửa đổi và khen thưởng, biểu dương những thành tích đã đạt được trong thời gian vừa qua.
- Hội nghị khách hàng: Hội nghị khách hàng giống như một buổi tri ân khách hàng đã ủng hộ tổ chức, doanh nghiệp trong suốt thời gian vừa qua.
Tổ chức hội nghị – hội thảo có ý nghĩa gì?
Thông thường các cá nhân, tổ chức tổ chức hội nghị và hội thảo để mang những ý nghĩa như:
Tạo lòng tin cho khách hàng
Mọi người khi đến tham dự hội nghị thường có mong muốn là nghe chia sẻ của diễn giả về vấn đề mà họ đang muốn tìm hiểu. Nếu các doanh nghiệp tổ chức nắm bắt được các chủ đề này thì sẽ thu hút được nhiều người quan tâm, nếu hội nghị diễn ra thành công và gây ấn tượng với khách mời thì sẽ tạo ra sự tin tưởng đối với thương hiệu hơn.
Khi bạn đã có được sự tin tưởng của khách hàng thì việc bán sản phẩm, dịch vụ của công ty sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Xây dựng hỉnh ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp
Khi một doanh nghiệp tổ chức bất kì một sự kiện nào thì đều có ý nghĩa là thông qua sự kiện đó hình ảnh công ty sẽ được phổ biến và nâng cao. Tổ chức hội thảo hội nghị cũng như vậy, rất nhiều công ty coi hội nghị là một hoạt động marketing hiệu quả trong việc tăng độ nhận diện thương hiệu cũng như uy tín.
Các sự kiện hội thảo thường sẽ có màu sắc trang trí bố cục, tổ chức mang theo màu sắc và phong cách của doanh nghiệp nên khi các khách mời đến tham dự thì họ sẽ có dịp trải nghiệm những chia sẻ mang đậm màu sắc của doanh nghiệp. Ngoài ra khách mời cũng có thể đươc tiếp xúc với đội ngũ lãnh đạo, hình ảnh thương hiễu sẽ dễ ghi dấu ấn hơn.
Thêm nữa, đa phần các hội nghị hội thảo sẽ có khu vực checkin và các khách mời khi chụp ảnh kỷ niệm đăng mạng xã hội thì đây cũng là một cách truyền thông tiếp cận đến nhiều người hơn.
Giải quyết các vấn đề tồn đọng
Các sự kiện hội thảo hội nghị để giải quyết các vấn đề còn chưa giải quyết xong thì thường là hội nghị nội bộ hoặc các hội thảo chuyên môn – chuyên đề.
Các buổi hội thảo này sẽ xoay quanh 1 chủ đề cụ thể liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức và những diễn ra trong các chương trình này thường là các chuyên gia, người có kiến thức và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực đó.
Hội thảo sẽ bao gồm các lý luận thực tiễn, các trở ngại và giải pháp để giải quyết vấn đề đó. Các hội nghị hội thảo này thường được tổ chức từ hai đến năm ngày liên tục bởi các vấn đề trong những cuộc hội thảo này thường là vấn đề nóng, cấp bách hoặc rất khó giải quyết. Vì vậy khi tổ chức hội nghị chuyên môn như thế này sẽ tốn thời gian để mọi người cùng thảo luận, thống nhất và đưa ra hướng giải quyết.
Quảng bá cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp
Không phải ai cũng biết rằng tổ chức hội nghị hội thảo cũng là một cách để chúng ta quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ một cách hữu hiệu. Trong chương trình thường có phần trình chiếu video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ khi các khách mời chưa đến hết.
Các video này được chiếu lặp đi lặp lại như quảng cáo và sẽ tác động đến nhận thức của khách mời, tạo ra cảm giác quen thuộc sau này, đây là cơ hội quảng bá sản phẩm rất tốt bạn cần phải lưu ý.
So sánh và phân biệt hội nghị và hội thảo
Chi tiết bảng so sánh về Hội Nghị – Hội Thảo như sau:
| Hội Thảo | Hội Nghị | |
| Quy Mô | Hội thảo thường được tổ chức với quy mô nhỏ | Hội nghị sẽ được tổ chức với quy mô lớn, hoành tráng |
| Về mục tiêu | Mục tiêu của hội thảo là làm sáng tỏ cơ sở của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo xu hướng theo cơ sở khoa học. | Mục tiêu của hội nghị là để đưa ra quyết định, nhận xét hoặc thống nhất một vấn đề nhất định nào đó |
| Về nội dung | Nội dung trong các buổi hội thảo thường là thảo luận về một số vấn đề mang tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra | Nội dung của hội nghị công việc ,bàn bạc về những vấn đề lớn, có tổ chức, có chủ đề cụ thể nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của tổ chức, doanh nghiệp |
Quy định pháp luật về tổ chức hội nghị – hội thảo quốc tế
Trong luật đã quy định về việc tổ chức hội nghị – hội thảo quốc tế như sau:
Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:
- Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế;
- Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Người có thẩm quyền quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị tổ chức sau đây được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này:
- Các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan của người có thẩm quyền;
- Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do cơ quan của người có thẩm quyền cho phép hoạt động, trừ trường hợp nêu tại điểm c khoản này;
- Đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, người có thẩm quyền là Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách do Bộ Nội vụ quy định.
Quy trình xin phép và tổ chức hội nghị – hội thảo quốc tế
Sau đây là quy trình về xin phép và tổ chức hội nghị và hội thảo quốc tế mà bạn nên biết:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Chuẩn bị hồ sơ xin phép bao gồm:
- Công văn xin phép tổ chức;
- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo;
- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền.
Lưu ý: Đối với các chương trình, dự án, phi dự án đã được phê duyệt có hợp phần là tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nhưng chưa có Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg hoặc cơ quan phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án không phải là cơ quan của người có thẩm quyền theo Quyết định này, đơn vị tổ chức cần tiến hành thực hiện theo quy trình được quy định tại khoản 1 của Điều 4 quyết định 06/2020/QĐ-TTg trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
Bước 3: Tiếp nhận đơn và trả kết quả.
Bước 4: Sau khi được cấp
Sau khi được người có thẩm quyền cho phép, đơn vị tổ chức có trách nhiệm sau đây:
Tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung và Đề án đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành;
Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế và bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước;
Báo cáo cơ quan của người có thẩm quyền kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ để tổng hợp
Quy trình thẩm định, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, người có thẩm quyền có trách nhiệm sau đây:
Lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị;
Trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định;
Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.
Hy vọng với nội dung về Hội thảo là gì? Hội nghị là gì và sư khác nhau giữa 2 hình thức này phía trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại hình này.
Nếu quan tâm tới các thông tin khác về lĩnh vực sự kiện hãy đón đọc bài viết mới nhất của Khôi Nguyên Effect nhé!
Ngoài ra bạn có thể tham khảo các thông tin khác của chúng tôi:
