Event Executive là gì? Kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện

Event Executive là gì

Event Executive là gì? Tại sao vị trí này lại rất quan trọng trong một sự kiện hay một đơn vị tổ chức sự kiện nào đó? Với Event Executive thì cần có kiến thức và kỹ năng thế nào?

Sau đây hãy cùng Khôi Nguyên Effect tìm hiểu chi tiết nội dung sau đây để giải đáp các thắc mắc nhé!

Event Executive là gì?

Event Executive chính là người sẽ có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức sự kiện. Đồng thời, họ cũng cần đảm bảo chương trình chạy theo đúng kế hoạch, hạn chế tối đa rủi ro xảy ra trong quá trình sự kiện diễn ra.

Theo đó, “event executive” được hiểu đơn giản chính là những nhân viên tổ chức sự kiện – những người luôn xuất hiện và đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi sự kiện. Họ được ví như là người nghệ sĩ và dùng sự sáng tạo, cẩn thận, tỉ mỉ của bản thân để tạo nên những sự kiện hoàn hảo nhất.

Đây là những người trực tiếp sắp xếp và chạy chương trình theo kế hoạch để tránh những vấn đề gây ảnh hưởng đến sự kiện.

Trước khi bắt đầu công việc này, bạn cần biết đây là một công việc khá vất vả. Thông thường, các nhân viên tổ chức sự kiện sẽ là người trực tiếp đảm nhận và quản lý hầu hết các công việc từ khâu lên ý tưởng cho đến công tác hậu cần,…

Công việc cụ thể sẽ bao gồm:

  • Sáng tạo thông điệp và mục đích cuối cùng của sự kiện
  • Lập ra ngân sách
  • Lựa chọn địa điểm
  • Đảm nhận công tác hậu cần
  • Đảm bảo chất lượng máy móc, thiết bị âm thanh, ánh sáng,… phục vụ cho sự kiện
  • Giám sát quá trình chạy chương trình
  • Kịp thời giải quyết các rủi ro xảy ra trong sự kiện
  • Báo cáo về tình hình làm sự kiện với khách hàng và công ty

Xung quanh Event Executive còn những ai?

Dường như, thuật ngữ tổ chức sự kiện đã phát triển và trở nên thông dụng hơn trong những năm mới đây. Tuy nhiên Event Executive là gì không phải ai cũng biết. Một sự kiện thành công, không thể vắng mặt các Event Executive.

Và hiểu một cách đơn thuần, đó chính là những nhân viên tổ chức sự kiện. Từ nhiều góc độ, tổ chức sự kiện là một phạm trù hoạt động rộng lớn.

Xét về nhân sự, ngoài chức danh nhân viên tổ chức sự kiện là Event Executive, thì còn một số vị trí khác bao gồm:

  • Event manager: Chức danh này chỉ những nhà quản lý sự kiện. Đồng thời cũng là một vị trí cao nhất trong ngành. Họ là những người nhận trách nhiệm giám sát và điều khiển tất cả mọi hoạt động liên quan đến quá trình tổ chức thành công một sự kiện.
  • Event leader: Thuật ngữ này được hiểu là trưởng nhóm sự kiện, về cơ bản giống với Event manager. Hai thuật ngữ này có thể được thay thế cho nhau, tùy thuộc vào cơ cấu nhân sự trong một sự kiện nhất định, hoặc trong một siêu thị cung cấp dịch vụ này.
  • Event supervisor: Thuật ngữ chỉ nhân sự làm việc trong một hạng mục thuộc hoạt động tổ chức sự kiện nhất định. Chẳng hạn như: phần hình ảnh, ánh sáng, sản xuất,…. Event supervisor có thể điều hành một số nhân viên cấp dưới, và làm việc dưới sự chỉ đạo của Event manager/ Event leader.
  • Helper: Thuật ngữ chỉ những nhân viên làm việc trong các sự kiện mang tính thời vụ. Đảm nhiệm các việc làm nhỏ nhặt, việc gì cũng có thể đến tay một Helper. Thường Helper được tuyển dụng hướng đến các mục tiêu sinh viên, người làm thêm,…

Event Executive làm những công việc gì?

Một Event Executive là người sẽ trực tiếp đảm nhận và quản lý mọi công việc từ các khâu sáng tạo đến việc lựa chọn chủ đề hay chọn địa điểm tổ chức, công tác hậu cần,…

Cụ thể công việc đó là:

Event executive là người sáng tạo ra các thông điệp

Đối với bất kỳ các sự kiện, hội nghị hay cuộc họp nào cũng cần phải truyền tải được một thông điệp và mục đích cuối cùng của sự kiện đó.

Do đó, trách nhiệm của người làm sự kiện chính là xác định rõ được chủ đề, mục đích của sự kiện và lên kế hoạch tổ chức bởi tất cả các khía cạnh của sự kiện đều sẽ xoay quanh 1 thông điệp nhất định trong sự kiện đó.

Event executive là người đứng ra lập ngân sách của sự kiện

Ngân sách là yếu tố không thể thiếu trong công tác chuẩn bị và tổ chức bất kỳ sự kiện nào.

Và nhân viên sự kiện là những người sẽ có trách nhiệm chính trong việc cung cấp cho các sự kiện thời gian và hoạt động diễn ra và nằm trong phạm vi ngân sách của tổ chức, doanh nghiệp.

Nhân viên sự kiện góp phần vào những quyết định quan trọng của công tác phân bổ những khoản kinh phí thường xuyên cho sự kiện.

Lựa chọn địa điểm sự kiện

Lựa chọn địa điểm cho các sự kiện là một trong những công việc mà nhân viên sự kiện cần phải làm. Người làm sự kiện cần phải tìm kiếm và lựa chọn được những địa điểm phù hợp nhất theo yêu cầu của khách hàng để làm nổi bật được sự kiện cũng như lan tỏa được thông điệp muốn gửi tới công chúng.

Các nhà tổ chức sự kiện cần phải cân nhắc kỹ lưỡng về diện tích, công tác phục vụ, thời gian, các yếu tố âm thanh, ánh sáng,… để sự kiện được diễn ra một cách hiệu quả và thành công nhất.

Đảm bảo quản lý hậu cần

Event executive cũng sẽ đảm nhiệm công việc quản lý các vấn đề về hậu cần. Đó là việc tiến hành đặt các hạng mục để sản xuất, thực hiện công tác thuê, mua những thiết bị quan trọng, cần thiết cho sự kiện.

Công việc này bao gồm cả nhiệm vụ đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, công tác vận chuyển,… cho toàn bộ nhân viên hay khách mời của sự kiện.

Báo cáo với khách hàng

Một người làm sự kiện cũng cần có trách nhiệm trong việc báo cáo về tình hình sự kiện không chỉ với những khách hàng mà còn đối với công ty, doanh nghiệp có liên quan đến sự kiện đó.

Trong báo cáo đó sẽ bao gồm toàn bộ những vấn đề về ngân sách, quá trình diễn ra, các sản phẩm truyền thông và kết quả của sự kiện như thế nào qua những phản hồi từ truyền thông, mạng xã hội.

Như vậy, làm nghề tổ chức sự kiện khá vất vả và phải có những kỹ năng, tố chất nhất định mới có thể làm và vượt qua được những áp lực trong nghề này.

Event Executive là gì

Event Executive cần có kỹ năng gì?

Trong nền công nghiệp hóa và hiện đại hóa hiện này thì nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng nhiều. Cùng với đó yêu cầu với các đơn vị tổ chức sự kiện ngày càng cao

Vì vậy Event Executive cần có các kỹ năng cơ bản sau để chương trình đạt thành công tốt nhất

Kỹ năng sáng tạo

Đối với một sự kiện được tổ chức, tất cả mọi người sẽ được nghe, nhìn, cảm nhận,… những nội dung, ý tưởng của người làm sự kiện tạo nên trong các chương trình đó. Sự sáng tạo sẽ là yếu tố quan trọng chi phối những ý tưởng truyền đạt nội dung và thông điệp ý nghĩa của sự kiện. Vậy làm sao để sáng tạo trong việc tổ chức sự kiện?

Rất nhiều người cho rằng, sáng tạo là năng khiếu bẩm sinh, khả năng thiên phú và phụ thuộc vào mỗi cá nhân, khó có thể học hỏi được. Tuy nhiên, bất cứ kỹ năng nào cũng có thể trau dồi ít nhiều bằng sự quan sát, ghi nhớ những điều thường xảy ra xung quanh mình.

Đôi khi, những ý tưởng mới lạ lại bắt nguồn từ chính những điều nhỏ nhặt nhất của cuộc sống, từ những lần tham gia sự kiện của công ty, tổ chức khác hay thậm chí cả từ những chuyến đi du lịch,… Từ quá trình dài tìm hiểu, học hỏi những ý tưởng, bạn cũng sẽ có thể tạo ra được nhiều điều mới lạ cho sự kiện của mình.

Khả năng viết kịch bản

Một nhân viên sự kiện bên cạnh sự sáng tạo còn phải có kỹ năng lên ý tưởng và viết kịch bản cho sự kiện để mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch và thành công. Muốn thực hiện được nhiệm vụ này, event executive cần phải sáng tạo và có khả năng tư duy cũng như lối văn chương tốt và trí tưởng tượng thật phong phú để có thể hình dung được khung cơ bản của sự kiện.

Đối với kỹ năng viết kịch bản thì không thể cải thiện đơn giản, nhanh chóng trong ngày một ngày hai mà đó là cả một quá trình dài rèn luyện, trau dồi, tích lũy mới có thể tạo nên những bài viết hay và xuất sắc. Mỗi ngày các bạn có thể viết một chút, đọc nhiều hơn một chút hay gặp gỡ và trò truyện một chút với mọi người để tăng khả năng văn chương, vốn từ cũng như khả năng giao tiếp để tạo ra một kịch bản sự kiện hoàn hảo nhất.

Kỹ năng viết proposal

Proposal là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định đến sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Do đó, một event executive cần phải lên ý tưởng và tạo ra được bản proposal hoàn chỉnh nhất, phục vụ cho các công tác chuẩn bị sự kiện.

Một proposal cần phải hay và thu hút được người khác, nhất là các nhà tài trợ cho sự kiện. Và bên cạnh sự sáng tạo, proposal cần phải có tính thực tế và khả năng thuyết phục cao thì mới có thể thực hiện được. Điều này lại phụ thuộc vào cách mà nhân viên sự kiện trình bày, truyền đạt cũng như tính khả thi của dự án.

  • Một proposal cần cung cấp đầy đủ cho người đọc những thông tin quan trọng của sự kiện một cách bao quát và tổng thể nhất để họ hình dung được sự kiện sẽ diễn ra như thế nào.
  • Một điều rất quan trọng khi viết proposal là cần thể hiện ý tưởng sự kiện một cách rõ ràng, cụ thể, sắp xếp khoa học, không trình bày quá lan man và không đúng trọng tâm, điều đó sẽ khiến người đọc thấy rối mắt và không có hứng thú khi đọc nó.

Để thể hiện được một bản proposal chuyên nghiệp, event executive cũng cần phải thành thạo trong việc sử dụng các công cụ như powerpoint để “show” được những ý tưởng của mình một cách rõ ràng, thuyết phục nhất đến người đọc thông qua các dạng biểu mẫu hay infographic,…

Kỹ năng lên các checklist

Đối với kỹ năng này, thực tế có thể thấy không có bất kỳ khuôn mẫu cố định nào cho công việc này mà mỗi người làm sự kiện cần phải dựa vào chính kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân mình để thực hiện. Việc thực hiện nhiều cũng sẽ giúp nâng cao kỹ năng và giúp các bạn thành thạo hơn trong công việc.

Và để hoàn thành tốt công việc checklist cho sự kiện, các event executive cần có một số tố chất như sự tỉ mỉ, chu đáo, cẩn thận, thể hiện được sự chuyên nghiệp và cái nhìn bao quát nhất cho sự kiện.

Kỹ năng giao tiếp

Làm nghề sự kiện chắc chắn bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều người, từ đội ngũ nhân viên cùng làm sự kiện đến gặp mặt các nhà tài trợ, trao đổi với các khách mời,… Chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp là yếu tố tuyệt đối không thể thiếu với một event executive, nhất là những người chuyên về mảng truyền thông quốc tế, đối ngoại.

Bên cạnh đó, nhân viên sự kiện cũng là người sẽ trực tiếp thực hiện nhiệm vụ xin giấy phép để tổ chức sự kiện, làm việc với các nhà cung cấp, thuyết phục họ đồng ý và đi đến thống nhất thỏa thuận, ký kết các hợp đồng (nếu cần thiết). Do đó, muốn làm trong nghề tổ chức sự kiện, bạn cần phải rèn luyện và trau dồi kỹ năng giao tiếp thật tốt.

Kỹ năng quản lý về tài chính

Mặc dù mỗi nguồn ngân sách của sự kiện đều sẽ có các khoản chi phí và thời gian thực hiện riêng. Tuy nhiên, vẫn cần đảm bảo được các nguyên tắc nhất định và event executive cần phải quản lý được điều đó.

  • Luôn phải thực tế với các mức thu về của sự kiện – tức là thông thường trong kế hoạch tổ chức sự kiện, các nhà tổ chức thường lý tưởng hóa về số lượng của các nhà tài trợ cho sự kiện hay số lượng khách mời sẽ tham dự sự kiện. Chính những điều này là nguyên nhân của sự thất thoát trong ngân sách và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của sự kiện. Do vậy, cần phải tính toán thật kỹ lưỡng và thực tế về các khoản chi phí của sự kiện.
  • Một event executive cần phải luôn có những kế hoạch dự phòng về ngân sách để giải quyết những vấn đề, tình huống phát sinh xảy ra một cách nhanh chóng và không làm ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện.

event executive là gì

Kỹ năng triển khai và giám sát thực hiện các hoạt động

Đây là kỹ năng rất quan trọng và bao hàm khá nhiều yếu tố, tiêu chí quyết định đến việc bạn có thể làm được công việc tổ chức sự kiện hay không. Cụ thể đó là:- Kỹ năng quản lý thời gian – lên kế hoạch cụ thể, chi tiết từng giây, từng phút, tiết kiệm thời gian cho cả ekip.

Việc quản lý được thời gian cũng sẽ giúp người làm sự kiện có thể giải quyết được những khủng hoảng, sự cố bất ngờ xảy ra trong công tác chuẩn bị cũng như quá trình sự kiện diễn ra.

  • Một event executive cần có sự kiên định và nắm bao quát được mọi công đoạn, hoạt động của sự kiện, từ những chi tiết nhỏ nhất đến các vấn đề nổi trội. Từ đó có thể giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng và đưa ra các quyết định đúng đắn.
  • Người làm nghề sự kiện cần phải luôn giữ bình tĩnh mọi lúc mọi nơi và suy nghĩ, tìm ra phương án giải quyết ổn thỏa nhất cho những vấn đề xảy ra trước, trong và cả sau sự kiện. Đặc biệt, đây là một nghề có thể có rất nhiều rủi ro, do đó, event executive cần phải biết hoạch định, dự đoán trước những vấn đề gì có khả năng xảy đến và chuẩn bị phương án dự phòng, đảm bảo cho sự kiện diễn ra một cách thành công, tốt đẹp

Khả năng chịu được áp lực công việc

Áp lực là điều luôn tồn tại trong tất cả các công việc nói chung và với nghề tổ chức sự kiện nói riêng. Đặc thù của nghề là sẽ luôn phải làm việc liên tục với khối lượng công việc rất lớn trong suốt quá trình trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.

Chính vì vậy, việc tạo cho mình một kế hoạch làm việc khoa học, sắp xếp công việc hợp lý và khả năng chịu đựng, vượt qua các áp lực công việc là điều hết sức cần thiết đối với một event executive.

Hy vọng với bài viết về Event Executive là gì Khôi Nguyên Effect đã tổng hợp sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan nhất về vị trí này. Nếu quan tâm tới các chủ đề khách của lĩnh vực tổ chức sự kiện thì hãy đón đọc bài viết khác của chúng tôi nhé!

Ngoài ra bạn có thể tham khảo các thông tin khác của chúng tôi:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *